ESTUDIO TÉCNICO DE ALCANCE LOGROS Y PROYECCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA POLICÍA NACIONAL DE GUATEMALA AHPN PLAN ESTRATÉGICO PARA LA INSTITUCIONALIZACIÓN DEL AHPN Consultoría archivística a cargo de Antonio González Quintana para el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo Guatemala 19 de febrero de 2019 1 ESTUDIO TÉCNICO DE ALCANCE LOGROS Y PROYECCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA POLICÍA NACIONAL DE GUATEMALA AHPN PLAN ESTRATÉGICO PARA LA INSTITUCIONALIZACIÓN DEL AHPN Consultoría archivística a cargo de Antonio González Quintana para el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo ÍNDICE 1 - Características de la consultoría 1 1 - Objeto 1 2 - Metodología 1 3 - Entrevistas 2 - Diagnóstico de la situación 2 1 - La situación institucional del Archivo Histórico de la Policía Nacional analizada desde la perspectiva de su evolución histórica 2 2 - La situación de las infraestructuras 2 3 - Estado de los procesos técnicos archivísticos 2 4 - Situación de los recursos informáticos p 2 5 - Recursos humanos p 3 Plan estratégico 3 1 - Bases para un plan estratégico Ejes o pilares de actuación 3 2 - Objetivos y actuaciones por pilares 3 2 1 Pilar I - Finalización de las tareas archivísticas esenciales 3 2 2 - Pilar II - Máxima protección del AHPN como bien cultural 3 2 3 - Pilar III - Creación de una Segunda Unidad del Archivo General de Centro América 3 2 4 - Creación de una entidad promotora del AHPN 3 3 - Cronograma 3 4 - Costos 2 3 4 1 Escenario 1 3 4 2 Escenario 2 3 5 - Seguimiento del plan 1 Características de la consultoría 1 1 Objeto de la consultoría Establecer el estado del acervo documental del AHPN teniendo presentes todos los procesos técnicos que permiten su acceso mediante metodología de investigación mixta enriquecida con insumos informáticos y jurídicos y preparar el plan estratégico Para la realización de la consultoría se presentó al PNUD un plan para la misma que preveía una distribución del trabajo en diversas fases Esas fases se llevaron a cabo si bien el calendario inicialmente previsto sufrió algunas alteraciones PLAN CONSULTORÍA DE ANTONIO GONZÁLEZ QUINTANA PARA PNUD GUATEMALA “ESTUDIO TÉCNICO DE ALCANCE LOGROS Y PROYECCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA POLICÍA NACIONAL” 01 01 2019 – 14 2 2019 11 1- 16 1- 21 1- 28 1- 4 2- 6 208 feb 15 feb 15 1 20 1 27 1 3 2 5 2 7 2 Resultado global FASE PRELIMINAR Trabajo de gabinete FASE I Valoración de referencias previas Acciones a realizar Estudio de informes elaborados en consultorías anteriores y de otros materiales de referencia Trabajo de Evolución Datos a obtener • Perspectiva general de la problemática • Alternativas barajadas para la institucionalización y desarrollo futuro del AHPN • Valoraciones técnicas previamente desarrolladas • Relación completa 4 1ª fase de campo en institucional diagnóstico Archivo resoluciones Histórico de administrativas la Policía Nacional AGCA PNUD Dirección General de Patrimonio del Ministerio de Cultura y PDH Realización de Planes entrevistas estratégicos sectoriales y anuales desarrollados desde 2005 hasta 2018 Acuerdos de cooperación internacional de resoluciones y acuerdos institucionales • Relación pormenorizada de nombramientos en las responsabilidades principales del proyecto desde el coordinador o director del mismo hasta los jefes de área • Distribución de responsabilidades y competencias asignadas • Planes aprobados • Informes de resultados • Análisis de cumplimiento de objetivos • Evolución de las ayudas internacionales y características de las mismas • Relación de países cooperantes y cuantías aportadas por los mismos • Relación de proyectos financiados • Informes de resultados • Auditorias realizadas Convenios de • Relación de colaboración convenios suscritos suscritos • Relación de convenios en vigor • Relación de convenios concluidos Personal • Criterios de vinculado al selección proyecto • Procesos selectivos desarrollados • Evaluación de continuidad del personal tiempos de permanencia y carrera administrativa • Tipos de contratos • Salarios y evolución de los mismos • Relación de procesos formativos 5 FASE II Trabajo de 2ª fase de campo en diagnóstico Archivo Histórico de la Policía Nacional AGCA PNUD Dirección General de Patrimonio del Ministerio de Cultura y PDH desarrollados y resultados de los mismos Usuarios del • Perfiles de usuarios AHPN • Usuarios institucionales • Usuarios particulares personas físicas • Evolución de consultas atendidas • Resultados de las consultas atendidas Investigaciones • Planes de sobre investigación violaciones de • Peritajes Derechos Humanos en el período 19751985 Análisis de • Planos del edificio y infraestructuras memorias del mismo y medios • Relación de obras materiales de adaptación edificio acometidas instalaciones • Inventario de sistemas de enseres prevención de • Plan de deterioro autoprotección • Plan de actuación ante catástrofes • Otros planes de contingencia control de plagas desinfectación etc Análisis del • Estado conservación estado de de los documentos conservación o Limpieza de los fondos o Encarpetado y documentales encajado o Estanteado • Documentos deteriorados porcentajes • Restauración o recuperación de documentos deteriorados • Registro de ingreso de fondos • Registro topográfico de unidades de conservación • Registro de préstamos y salidas temporales • Recuentos de 6 Análisis de la identificación y organización de los fondos Análisis de la descripción de los fondos documentales Análisis de los recursos informáticos Análisis de la digitalización de fondos documentales fondos • Estado de aislamiento de depósitos • Instrumentos de control de acceso a los depósitos • Cuadro de clasificación de fondos del AHPN • Manuales de organización de fondos documentales • Instructivos y lineamientos • Manual de procedimientos técnicos • Niveles de organización por fondos documentales • Cuadros de clasificación por fondos • Repertorios de series documentales • Criterios de ordenación de series • Plan general de descripción de fondos • Planes parciales • Guía del AHPN • Descripción multinivel Normas de descripción aplicadas o Fondos sin describir o Fondos descritos niveles de descripción aplicados a los fondos descritos o Inventarios de fondos o Bases de datos descriptivas • Equipos disponibles Servidores CPUs Impresoras Escáneres… sistemas auxiliares de almacenaje • Software instalado Licencias • Bases de datos • Planes de digitalización aprobados • Estándares de 7 FASE III Elaboración de propuestas de actuación Propuesta de anclaje institucional y estructura del AHPN dentro del AGCA Definición de necesidades esenciales Relación de trabajos archivísticos pendientes definición de prioridades digitalización aplicados • Informes de resultados • Porcentajes de documentos digitalizados • Definición de prioridades • Infraestructura • Medios humanos • Medios materiales • Plan de trabajo archivístico o Plan de organización o Plan de descripción o Plan de digitalización o Plan de difusión Cronograma y • Calendario presupuestos • Costos por para la programas ejecución de los trabajos pendientes FASE IV Presentación de propuestas a PNUD y Ministerio de Cultura FASE V Debate de propuestas con PDH MP y UNESCO FASE VI Presentación de propuestas a la sociedad civil Entrega del informe final de consultoría FASE VII 8 1 2 Metodología Se ha consultado la bibliografía básica existente sobre el tema y se han analizado las propuestas realizadas en consultorías anteriores como las de María Patricia González Chávez “De la experiencia al futuro escenarios de sostenibilidad del Archivo Histórico de la Policía Nacional en Guatemala” 24 de marzo de 2014 y de Jorge Estuardo de León Hernández “Análisis organizacional para una propuesta de reforma estructural en función de la sostenibilidad del Archivo Histórico de la Policía Nacional” septiembre de 2015 También se ha realizado un trabajo de campo consistente en la revisión de las condiciones de conservación de los documentos en su lugar de ubicación de análisis de los procesos de tratamiento archivístico y de los instrumentos que se han elaborado o se están elaborando de descripción y control Se han mantenido múltiples reuniones con los responsables de las diversas áreas del AHPN y se ha realizado una prueba piloto sobre posible nueva metodología para la organización y descripción de documentos pendientes de tratamiento archivístico realizada con los trabajadores actualmente implicados en las tareas de organización y descripción del AHPN También para analizar con asesoramiento experto los temas relacionados con los recursos informáticos se han mantenido contactos con el experto en sistemas de PNUD César Quan con quien además se han visitado las instalaciones del AHPN para compartir información con el responsable de Informática del AHPN Igualmente se han mantenido contactos con el experto en derecho administrativo Hugo Calderón Morales de la USAC para analizar todas las posibilidades de ubicación institucional del AHPN 9 Se han mantenido entrevistas con responsables del Ministerio de Cultura y Deportes en toda la línea jerárquica desde el Ministro hasta la directora del Archivo General de Centro América también con los responsables de los dos organismos públicos que son usuarios principales de los documentos del AHPN el Ministerio Público Fiscalía de caos del Conflicto Armado y Procurador de los Derechos Humanos con el mismo procurador y el Jefe de Investigaciones Especiales Se han mantenido entrevistas con casi todos los organismos de la cooperación internacional que aportan o han aportado fondos a los diversos proyectos de apoyo al AHPN Se han mantenido entrevistas con UNESCO Guatemala con el director representante con la especialista de programa sector Cultura y con la presidenta del Comité de Memoria del Mundo Guatemala Se han mantenido entrevistas puntuales con archiveros profesionales que han participado en proyectos de apoyo al AHPN que ahora desempeñan sus cometidos profesionales en otras entidades y con archiveros que trabajan con éxito en otros organismos públicos Se han realizado entrevistas con personas de relevancia en la historia de la recuperación del Archivo como el Dr Edeliberto Cifuentes Igualmente se han mantenido contactos telefónicos con expertos miembros de comunidad archivística internacional Kate Doyle Nacional Security Archives y miembro del Consejo Consultivo Internacional del AHPN Trudy Peterson Grupo de Archivos y Derechos Humanos del Consejo Internacional de Archivos ICA-HRWG Fina Solá Consejo Consultivo Internacional del AHPN y Nuria Carreras y Ramón Alberch AsF España e internacional respectivamente Se han mantenido en fin entrevistas con representantes de las organizaciones de la sociedad civil que han acompañado el proyecto de Recuperación del AHPN desde 2005 10 Con todos ellos se ha compartido un documento de avances de la consultoría con el planteamiento de los ejes esenciales de la misma y la hoja de ruta para un Plan Estratégico para la Institucionalización del AHPN El día 7 de febrero se hizo una presentación de los avances de la consultoría previa distribución del documento ante la mesa de cooperantes A partir del trabajo de campo las referencias bibliográficas los documentos aportados desde el archivo administrativo del PNUD y desde el Archivo Central de AHPN y las entrevistas realizadas se he elaborado un diagnóstico de la situación A partir del diagnóstico se han configurado unas líneas de trabajo que posibilitaran una hoja de ruta consensuada entre los organismos de la sociedad civil los organismos públicos responsables y usuarios del archivo y el propio PNUD y las agencias de cooperación internacional hacia la plena integración del AHPN en las estructuras del Estado Guatemalteco Para esa hoja de ruta se ha preparado el Plan Estratégico para la Institucionalización del AHPN que se incluye en este informe En él se han indicado toda una serie de ejes de actuación con unos objetivos y actuaciones priorizadas para favorecer que esa integración sea lo más rápida y eficaz que sea posible 1 3 Entrevistas La lista completa de entrevistas realizads por el consultor es la siguiente Ministerio de Cultura - Élder Súchite Vargas Ministro de Cultura 6-2-2019 - Gladys Elizabeth Palala Gálvez Viceministra de Cultura y Patrimonio 6-22019 - César Micheo Asesor Ministro de Cultura 6-2-2019 - Omar Morán González Director General de Patrimonio y director del proyecto PNUD-Ministerio de Cultura 18-2-2019 11 - Max Araujo director de Patrimonio Documental y Bibliográfico 30-1-2019 - Ana Carla Ericastilla Directota del AGCA 4-2-2019 - Ilse de León enlace del Ministerio de Cultura en el AHPN 28-1-2019 Organismos públicos usuarios del AHPN - Eric de León MP Fiscalía de casos del Conflicto Armado 21-1-2019 - Augusto Jordán Rodas Andrade Procurador de los Derechos humanos 241-2019 - Alejandro Reyes Jede de Investigaciones Espaciales del PDH 24-1-2019 Organismos del Sistema de Naiones Unidas - Ana María Díaz Directora de País PNUD 13-2-2019 Maria Salomé García PAJUST-PNUD 11-1-2019 - Julio Carranza Director UNESCO Guatemala 5-2-2019 - María Fernanda Castellanos Programa Sector Cultura UNESCO Guatemala 5-2-2019 - Lizbeth Barrientos Hernández Presidente del Comité de Memoria del Mundo Guatemala 14-1-2019 - Liliana Valiña OACDH 12-2-2019 Organismos de Cooperación Internacional - Carlos Amezquita CICR 31-1-2019 - Roberta de Beltranena Embajada de Suiza 31-1-019 - Fanny Bengs Embajada de Suecia 1-2-2019 - Eduardo González AECID-España 4-2-2019 - Michael Grewe Jefe de Cooperación Embajada de Alemania 7-2-2019 Asesores PNUD - César Quan experto en sistemas informáticos del PNUD 5-2-2019 - Hugo Calderón Morales experto en Derecho Administrativo guatemalteco USAC 12 Trabajadores del AHPN - Thelma Muralles 28-1-2019 - Juan Francisco Toledo Santos área de Custodia 25-1-2019 - Erla Santacruz Recursos Humanos del AHPN 29-1-2019 - Ludwig Heiko Klee del Valle responsable de equipo de tratamiento archivístico 1 30-1-2019 - Leonarda Cecilia Morales Florián responsable de equipo de tratamiento archivístico 2 31-1-2019 - Thelma Cordón Archivo Central del AHPN 1-2-2019 - Velia Muralles Área de investigación del AHPN 4-2-2019 - Ángel Octavio Lone Responsable de informática AHPN 5-2-2019 - Sandra Guerra área económica del AHPN enlace de PNUD 5-2-2019 Archiveros Archiveros que participaron en diversos proyectos del AHPN - Ingrid Molina 17-1-2019 - Lizbeth Barrientos 17-1-2019 - Adolfo Chicol 1-2-2019 entrevista telefónica Archiveros de otras instituciones del Estado - Juan de Dios Morales Samayoa y María Eugenia Marcos Aldana SAT 18-12019 - Mariana de Jesús Cabrera Morales SEGEPLAN 18-1-2019 Representantes de organizaciones no gubernamentales y otras entidades de la sociedad civil - Nancy Valdez FAFG 22-1-2019 - Marina Villagrán y Rafael Herrarte CENDES 22-1-2019 - Julio Solórzano Memorial para la Concordia 22-1-2019 - Enio Día y José Alberto Flores FAMDEGUA 23-1-2019 - Luis Raul Salvado Carloza FLACSO 24-1-2019 - Enrique Recinos y Lisette Vazquez Fundación M Mack 24-1-2019 - Nery Ródenas ODHA 25-1-2019 13 - Mario Polanco GAM 25-1-2019 Protagonistas - Edeliberto Cifuentes ex trabajador de la PDH “descubridor” del AHPN 12-22019 14 2 - Diagnóstico de la situación 3 1 La situación institucional del Archivo Histórico de la Policía Nacional analizada desde la perspectiva de su evolución histórica El Archivo Histórico de la Policía Nacional de Guatemala el rescate de un conjunto de extraordinario valor patrimonial y cultural El descubrimiento y posterior proceso de recuperación del Archivo Histórico de la Policía Nacional de Guatemala supone una de las experiencias exitosas de mayor alcance en América Latina en el uso de los archivos como instrumentos de apoyo a la defensa de los derechos humanos y a la construcción de los procesos de memoria histórica La situación en la que hoy se encuentran los documentos producidos por la Policía Nacional entre 1881 y 1997 solo se puede entender si se analizan en detalle los procesos técnicos desarrollados entre 2005 y 2018 por un amplio equipo de trabajadores En un primer momento fueron simples voluntarios movilizados por su compromiso social por rescatar ese acervo y poco después contratados en diversos proyectos gestionados por el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD amparados por la Institución del Procurador de los Derechos Humanos y más tarde por el Ministerio de Cultura y Deportes en el seno del Archivo General de Centro América La ayuda de las agencias de cooperación internacional Ese trabajo no hubiera sido posible sin embargo sin el generoso apoyo de la ayuda internacional con el cual fueron capaces de convertir una multitud de papeles abandonados en un archivo organizado y administrado con criterios profesionales así como de poner ese conjunto documental al servicio de los organismos públicos guatemaltecos responsables de la investigación y sanción de los crímenes contra los derechos humanos cometidos en el pasado violento del país durante el Enfrentamiento Interno 15 Armado Las aportaciones de las agencias de cooperación internacional de Suecia Países Bajos Suiza Alemania Cataluña País Vasco España Cruz Roja Internacional Archiveros sin Fronteras… tanto en recursos financieros como en asesoramiento y apoyos en especies han constituido el pilar esencial que ha soportado y mantenido al AHPN Las cantidades aportadas han variado de unos proyectos a otros pero lógicamente presentan una clara línea descendente desde 2008 hasta 2018 La ayuda internacional se ha concretado en la plasmación de cuatro proyectos gestionados por PNUD entre 2005 y 2018 el primero de ellos suscrito con el Procurador de los Derechos Humanos “Apoyo a la Recuperación del Archivo Histórico de la Policía Nacional” 2005-2008 financiado por Gobierno de Suecia y Agencia Catalana de Cooperación por valor de 2 278 865 48 dólares USA ampliado hasta marzo de 2009 los siguientes con el Ministerio de Cultura ya titular de los documentos con los proyectos 1 “Archivo Histórico de la Policía Nacional” julio a diciembre de 2009 con un presupuesto de 1 084 214 dólares USA financiado por Suecia Países Bajos Cataluña y País Vasco 2 “Archivo Histórico de la Policía Nacional” 2010-2014 con presupuesto de 4 250 000 dólares USA financiados por Países Bajos Suecia Cataluña y País Vasco y 3 “Institucionalización del Archivo Histórico de la Policía Nacional” 2016-2018 con un presupuesto de 4 156 848 82 dólares USA financiado por Suecia Algunos de ellos han tenido ampliaciones o modificaciones En el año 2015 el proyecto se mantuvo gracias a la cooperación internacional pero canalizada al margen del Ministerio de Cultura principalmente gracias a la participación de la Fundación de Antropología Forense de Guatemala Reconocimiento del trabajo realizado El esfuerzo realizado por el conjunto de los 360 trabajadores que a lo largo de estos trece años han participado en el Archivo Histórico de la Policía Nacional en adelante AHPN y muy especialmente el equipo que 16 los ha dirigido merece el reconocimiento del conjunto la sociedad guatemalteca como ya lo tiene de los organismos públicos con los que ha colaborado el archivo principalmente Ministerio Público y Procurador de los Derechos Humanos de las organizaciones de la sociedad civil guatemalteca que han sido beneficiarias del AHPN como usuarios y de la comunidad archivística internacional Reconocimiento merecido no sólo por haber salvado un patrimonio de un incalculable valor testimonial nada menos que la memoria del actuar de la principal fuerza de orden público del país desde su nacimiento hasta su desaparición y sustitución por la Policía Nacional Civil sino también por haber colaborado al fortalecimiento de la justicia y a la defensa de los derechos humanos en Guatemala Los pasos hacia la integración del AHPN en las instituciones públicas guatemaltecas El AHPN como bien patrimonial de interés cultural para el país debería ser protegido por las instituciones públicas las cuales deberían asegurar su custodia y su uso Porque además del valor cultural del conjunto documental el papel social que en las transiciones políticas tienen los documentos oficiales de organismos como la policía o el ejército lleva a las sociedades post-conflicto o post dictatoriales a situar su gestión en un ámbito institucional que permita 1 al Estado ejercer su deber de recordar para evitar la repetición de aquellas situaciones superadas 2 a la administración de justicia contar con los testimonios documentales imprescindibles para la depuración penal de responsabilidades y para evitar la impunidad de los culpables de violaciones de derechos humanos 3 a las víctimas conocer los hechos acaecidos sobre ellas o sus familiares y amigos y reclamar la reparación indemnización restitución o rehabilitación pertinentes 4 a la sociedad guatemalteca en su conjunto saber que ocurrió en el país en período del conflicto 17 El reto de ubicar institucionalmente el archivo descubierto en 2005 sin embargo no ha sido aún convenientemente resuelto La actuación del Procurador de los Derechos Humanos sobre este conjunto documental desde el mismo momento en que casualmente empleados de la PDH encontraran el archivo merece también un tributo de agradecimiento y el reconocimiento público Su decisiva y exitosa intervención ante la justicia solicitando la clausura de los locales en que se encontraban los documentos para realizar con ellos investigaciones en materia de derechos humanos aseguró la pervivencia del archivo al evitar su destrucción y además supuso el comienzo de todo un trabajo de organización descripción y reproducción continuado a partir de 2009 bajo la dependencia del Archivo General de Centro América que ha hecho posible tanto una investigación amplia sobre las violaciones de derechos humanos documentadas en este archivo como conseguir un tratamiento digno para los documentos hoy limpios clasificados y descritos en su mayoría y en muy numerosos casos reproducidos digitalmente La primera fase el rescate Comenzaba con la localización de este conjunto documental la primera fase de un Proyecto de Recuperación del Archivo Histórico de la Policía Nacional de Guatemala que podríamos denominar fase de rescate Rescate en efecto de la desidia el deterioro y el abandono al que había quedado relegada la documentación de la desaparecida Policía Nacional El archivo se ubicaba en un edificio de la nueva Policía Nacional Civil institución que había heredado la guarda y custodia del recinto pero la nueva PNC había hecho caso omiso a cualquier medida de conservación de los documentos de su predecesora y mucho menos se había planteado realizar investigación alguna sobre pruebas que en ellos pudieran existir para aportar a los juicios abiertos por violaciones de derechos humanos o que sirvieran como testimonios para facilitar el resarcimiento de las víctimas de esas violaciones 18 No obstante este indiscutible reconocimiento lo que cuatro años después de la localización del archivo quedaba claro era la necesidad de superar la primera etapa del rescate y salvaguarda Tras ese primer momento abierto con la intervención judicial solicitada y concedida al PDH de los locales y documentos en ellos incluidos las crecientes demandas de acceso al contenido del archivo por parte de víctimas y público en general llevaban a plantear si el Procurador de los Derechos Humanos era la institución idónea para gestionar el citado archivo La solución adoptada el 24 de marzo de 2009 por el PDH al crear en su seno el Servicio de Referencias para el Estudio de las Violaciones de Derechos Humanos SEREVIDH trataba de responder a esa demanda social El nuevo servicio ponía a disposición del público las reproducciones documentales y las referencias recogidas en sus bases de datos a partir del trabajo hecho con el Archivo Histórico de la Policía Nacional pero mostraba todas las carencias derivadas de la incapacidad de disponer plenamente de unos bienes patrimoniales adscritos a otra dependencia del Estado la Policía Nacional Civil que actuando como titular era la llamada a disponer efectivamente sobre el acceso y uso de los documentos originales La intervención judicial permitía la investigación a la institución del PDH así como el desarrollo de las labores archivísticas iniciadas con el personal del Proyecto de Recuperación del Archivo Histórico de la Policía Nacional desde su puesta en marcha en 2006 pero no transfería a esta institución la capacidad de regular el uso de los archivos más allá de las competencias atribuidas constitucionalmente y en su particular ley al PDH La visión del archivo exclusivamente como ente de investigación limitaba su funcionalidad y su futuro Además todo el trabajo estaba condicionado por las múltiples servidumbres que imponía la estancia en un ámbito físico controlado por la Policía Nacional Civil y adscrito al Ministerio de Gobernación La primera de esas servidumbres era la del uso compartido de los documentos con la propia Policía Nacional Civil y en última instancia la autorización de ésta sobre cualquier movimiento de documentos que fuese necesario realizar desde una reubicación por razones de seguridad hasta una 19 salida por préstamo administrativo solicitado desde instancias judiciales o desde el poder ejecutivo Por otra parte la autorización judicial para intervenir no se podía entender sin límite de tiempo transcurrido el cual debería buscarse una solución definitiva para la gestión y administración del archivo en unas instalaciones adecuadas a su conservación y uso y con una asignación económica y de personal estable Solo así será posible su buena gestión al margen de los avatares políticos o de la coyuntura concreta de financiación mediante la ayuda internacional Los profesionales de los archivos y del tratamiento de los documentos producidos por las administraciones públicas no se encontraban por otra parte en el ámbito de la Procuraduría de los Derechos Humanos Era necesario que además del asesoramiento archivístico que los comités consultivos nacional e internacional habían venido aportando así como del más puntual ofrecido por la gran experta y reconocida archivera estadounidense Trudy H Peterson existiera una referencia profesional permanente y clara en el marco de los archivos públicos guatemaltecos Segunda fase la transferencia “incompleta” del AHPN al AGCA Entre las múltiples alternativas para iniciar la segunda fase del proceso de incorporación del archivo a los organismos públicos y que podríamos llamar fase de institucionalización del Proyecto de Recuperación del Archivo Histórico de la Policía Nacional a partir de las experiencias internacionales conocidas de otros procesos de transición y en base a la realidad políticoadministrativa guatemalteca se optó por la adscripción al Ministerio de Cultura por medio de la transferencia al Archivo General de Centro América de los fondos documentales producidos por la Policía Nacional desde su creación hasta su desaparición y conservados en los edificios de la Policía Nacional Civil como entidad sucesora de la desaparecida PN en la Zona 6 de la capital Para consolidar el futuro del Proyecto era precisa la integración del archivo en el sistema archivístico guatemalteco muy débil institucionalmente hablando bien a través de su transferencia al Archivo General de Centroamérica el 20 archivo nacional guatemalteco como había ocurrido con los archivos de la policía o de los servicios de inteligencia en otros países como Portugal España Brasil… o bien a través de la creación de una institución independiente vinculada a políticas de memoria o a la justicia transicional como los ya conocidos centros o archivos de la memoria u organismos para la administración de los archivos de la seguridad del estado de los regímenes represivos Alemania República Checa Polonia Eslovaquia Rumanía Bulgaria Paraguay Argentina… En todo caso para que este fondo documental pudiera estar a disposición de los ciudadanos debía salir del ámbito policial ya que si bien el proyecto estaba dirigido por la Procuraduría de Derechos Humanos la titularidad de los documentos era del ente que heredó las competencia de la Policía Nacional es decir la Policía Nacional Civil y esa dependencia planteaba múltiples servidumbres e hipotecas de uso1 La fórmula jurídica elegida para llevar a cabo ese intento de anclaje institucional fue la de transferir los documentos para su custodia y administración al Archivo General de Centro América En efecto la legislación de Guatemala en su decreto número 17 68 artículo 3 2 describe que los fondos documentales existentes del Archivo General de Centro América se enriquecerán con la documentación pública del Estado y de sus entidades descentralizadas autónomas y semiautónomas Para ello se suscribió el oportuno convenio entre el Ministro de Gobernación y el Ministro de Cultura el 30 de diciembre de 2009 por el que el Ministerio de Gobernación se compromete a “trasladar al Ministerio de Cultura y Deportes la administración resguardo y conservación del Archivo Histórico de la Policía Nacional” igualmente se compromete a ceder para uso exclusivo del Archivo Histórico de la Policía Nacional por un período de diez años prorrogable una parte de la finca en la que se encontraban los documentos desde que fueron localizados Por su parte el Ministerio de Cultura se comprometía entre otras 1 - PETERSON Trudy H - The end of the begining the Completion of Phase 1 of the Proyecto de Recuperacion del Archivo Historico de la Policia Nacional Guatemala Speech by Trudy Huskamp Peterson 2008 January 18 www trudypeterson com 21 cosas a “efectuar las reparaciones mejoras mantenimiento y el resguardo de las instalaciones que actualmente ocupa el Archivo Histórico de la Policía Nacional” y “dar continuidad y aprovechar la capacidad los conocimientos y la experiencia adquirida por el recurso humano con las que ha contado el Proyecto de Recuperación del Archivo Histórico de la Policía Nacional” El convenio sería refrendado por acuerdo ministerial del Ministerio de Cultura de fecha también 30 de diciembre Los compromisos del Ministerio de Gobernación fueron efectivamente cumplidos y las transferencias se ejecutaron con todas sus formalidades a lo largo del año 2010 y los espacios cedidos fueron comenzados a administrar por el personal vinculado al proyecto En el mes de julio de 2009 incluso antes de la firma del convenio con el Ministerio de Gobernación el Ministerio de Cultura por su parte había suscrito con el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD un proyecto precisamente con el objetivo principal de lograr “la certeza jurídica correspondiente mediante el traspaso de la titularidad del AHPN del Ministerio de la Gobernación al Ministerio de Cultura y Deportes tal como establece la legislación vigente en materia de archivos la creación legal de la instancia que asegure la continuidad y la estabilidad política en el largo plazo la estabilización archivística mediante la preservación organización descripción archivística y la conservación física y digital de los documentos y la garantía del pleno acceso a la información que contienen los documentos de dicho acervo” El proyecto se presentaba como un mecanismo para culminar el Proyecto de Recuperación del AHPN iniciado por la Institución del PDH y ofrecer las mejores condiciones posibles para iniciar la nueva etapa de institucionalización que se anunciaba “para asegurar la culminación formal del PRAHPN y el cierre ordenado del papel de dirección que le correspondió a la Institución del Procurador de los Derechos Humanos IPDH es necesario cumplir una serie de procedimientos y alcanzar las metas concretas establecidas entre los meses de julio y agosto dentro del período de transición de julio a diciembre de 2009” 22 En el convenio y el acuerdo ministerial que plasmaban el traspaso del AHPN al Archivo General de Centro América se deben no obstante interpretar las referencias al archivo como hechas exclusivamente al conjunto de documentos producidos por la Policía Nacional y no a una entidad responsable de la administración y gestión de esos documentos Tomando en cuenta la doble acepción de la palabra archivo como contenido y como continente en este caso se entendería el término “archivo” como conjunto de documentos y no como institución administradora de los mismos Como entidad administradora como institución con sus instalaciones su presupuesto y sus recursos humanos el AHPN no fue creado en ningún momento por ningún instrumento jurídico válido El AHPN como institución tendría que haber sido creado previamente por ley acuerdo gubernativo o acuerdo ministerial para poder ser posteriormente transferido de ahí que la única realidad que de acuerdo con el ordenamiento podía ser objeto del traslado citado era el fondo documental denominado Archivo Histórico de la Policía Nacional En el Archivo General de Centro América por otra parte tampoco se produjo ningún incremento de recursos humanos o financieros ni se acometió reforma estructural alguna que diese cobertura a las necesidades que la gestión de los documentos transferidos y de las instalaciones cedidas por el Ministerio de Gobernación implicaban Por eso se puede hablar de una transferencia incompleta en la que el equipo humano y los recursos aportados por la comunidad internacional quedaron en un limbo jurídico y su pervivencia condicionada a la continuidad del apoyo internacional La debilidad institucional del AHPN como parte del AGCA y la necesidad de culminar la integración A pesar de los acuerdos firmados con el Ministerio de Gobernación y del proyecto suscrito con PNUD esa voluntad de hacer una transición en seis meses hacia la plena asunción del proyecto por el Ministerio de Cultura no dio los resultados esperados El Ministerio de Cultura y Deportes no cumplió con su compromiso de reparar y mantener las instalaciones y su 23 responsabilidad de dar continuidad al recurso humano se limitaría a seguir con las tareas archivísticas y de investigación que venían desarrollándose desde la primera fase de rescate gracias a dos proyectos posteriores con el PNUD 2010-2014 y 2016-2018 financiados con fondos de la ayuda internacional A lo largo de esos nueve años se incrementarían los resultados en los procesos archivísticos y de investigación se fortalecería la experiencia y capacitación de los trabajadores implicados en los proyectos así como la extensión de conocimientos al resto de instituciones guatemalteca Se desarrollaría a la par todo un programa de capacitación archivística al exterior y se consolidaría la pericia del personal del AHPN en la búsqueda de documentos a solicitud del PDH o del MP ofreciendo su personal a la vez peritajes técnicos de alto valor añadido sobre los documentos aportados a los tribunales de justicia en todos esos procesos iniciados por las mencionadas instituciones Pero a pesar de que la plena institucionalización del AHPN era el objetivo esencial enunciado en los proyectos esa sigue siendo su gran asignatura pendiente La forma elegida no obstante para concretar esa plena institucionalidad fue la de crear una Unidad Especial de Ejecución en el seno del Ministerio de Cultura para administrar de forma autónoma si bien bajo la coordinación del AGCA los documentos transferidos en 2010 En múltiples ocasiones durante los últimos tres años se ha solicitado al Ministerio de Cultura y Deportes por los responsables de la coordinación del proyecto o por la directora del AGCA la creación de esa Unidad Especial de Ejecución para la que en el año 2017 ya se presentó un borrador del acuerdo ministerial por el que quedaría constituida El expediente cuyo trámite no ha sido cerrado se encuentra en la unida de asesoría jurídica de la Dirección General de Patrimonio Cultural No se trata sin embargo de una solución de institucionalización adecuada por cuanto las unidades especiales de ejecución se conciben 24 como instrumentos temporales para la realización de un cometido concreto una vez superado el cual deben desaparecer asimismo son susceptibles de ser eliminadas en cualquier momento por acuerdo ministerial como recoge el artículo 25 de la Ley del Organismo Ejecutivo decreto 114-97 Publicado en el Diario Oficial el 12 de diciembre de 1997 que establece que “Por medio de acuerdo ministerial los ministros podrán crear y suprimir Unidades Especiales de Ejecución las cuales les estarán adscritas y responderán ante su autoridad En el Acuerdo de creación se establecerán los recursos materiales humanos y financieros de los cuales dispondrán para el descargo de sus funciones Las Unidades Especiales de Ejecución podrán llevar a cabo planes programas o proyectos específicos adecuándose a las necesidades de funcionamiento de la organización ministerial Serán dependencias de carácter temporal cuya duración se establecerá en el acuerdo de creación y se circunscribirá al período de tiempo que tome la ejecución de los planes programas o proyectos para los que fueron creadas” La guarda y custodia de los documentos que componen el Archivo Histórico de la Policía Nacional así como su accesibilidad y disponibilidad en forma de copia o certificados no son una necesidad temporal sino permanente y es precisamente esa perdurabilidad la que debe garantizar el Estado de forma permanente y sostenible con recursos propios pero la integración institucional no se ha planteado en ningún momento desde esa perspectiva También en guatemalteco conversaciones hemos con conocido la expertos en posibilidad derecho de administrativo crear una unidad desconcentrada que gozaría de plena autonomía y capacidad de gestión de fondos propios y sería plenamente estable en el tiempo Las unidades desconcentradas no debemos confundirlas con las entidades descentralizadas están contempladas en el ámbito doctrinal del derecho administrativo más que sistémico y existen el abundancia en la administración pública guatemalteca en las municipalidades por ejemplo la unidad desconcentrada del Ministerio de Cultura y Deportes para gestionar el AHPN se 25 crearía mediante Acuerdo Gubernativo Es mayor inconveniente es que esta fórmula desvincularía completamente el AHPN del AGCA y por tanto también del Sistema de Archivos Públicos del país La alta valoración de las actuaciones del AHPN en defensa de los derechos humanos y en pro de la justicia transicional que van más allá de las que tradicionalmente desempeñan los archivos nacionales El AHPN ha desarrollado a lo largo de trece años a pesar de su debilidad institucional un amplísimo programa de actividades de investigación difusión y capacitación a partir de los experiencias desarrolladas en el trabajo de recuperación de los documentos de la Policía Nacional Conferencias publicaciones visitas o cursos promocionados por el AHPN han tenido un eco extraordinario en los organismos públicos nacionales o internacionales dedicados a la búsqueda de la justicia Su trabajo es altamente valorado por los responsables de la Fiscalía sobre delitos cometidos en el marco del Enfrentamiento Interno Armado del MP como del Departamento de Investigaciones Especiales del PDH Pero el AHPN también ha sido un polo de atracción para las organizaciones de víctimas de las violaciones de derechos humanos y de defensores de los derechos humanos que valoran igualmente de forma muy positiva la contribución realizada por el AHPN en promoción de la justicia transicional la memoria histórica y el conocimiento de la verdad como mecanismos de consolidación democrática y de fortalecimiento de las estructuras del estado Organismo Judicial Procurador de los Derechos Humanos Ministerio Público… Las organizaciones de la sociedad civil directas beneficiarias de la labor del AHPN son también en contrapartida aliados de enorme valor para fortalecer el conocimiento de los archivos y el resto de instituciones culturales del país No hay desgraciadamente un espacio de representación para todas estas organizaciones y entes públicos en el proyecto de apoyo al AHPN En 2007 se crearon por el PDH los consejos consultivos Nacional e Internacional del 26 Proyecto de Recuperación del AHPN En 2010 ambos consejos serían ratificados y sus miembros nuevamente nombrados por el Ministro de Cultura una vez formalizada la transferencia de los documentos desde la Policía Nacional Civil Ministerio de Gobernación al AGCA y una vez suscrito el convenio de cesión del usufructo de los espacios igualmente de Gobernación a Cultura y Deportes En la composición del Consejo Consultivo Nacional sí tenían presencia personas vinculadas a las organizaciones de la sociedad civil que hemos mencionado y del mundo académico pero no tanto de los organismos públicos beneficiarios del AHPN PDH-MP El Consejo Consultivo Internacional compuesto por profesionales de la archivística la historia y el mundo de los derechos humanos se reunió por última vez en 2011 Y si bien sus miembros reciben un boletín de información sobre logros y avances con cierta regularidad en la práctica ninguno de los dos Consejos Consultivos juega actualmente un papel relevante Los últimos proyectos suscritos por el Ministerio de Cultura y PNUD no han contado con ningún asesoramiento técnico externo de carácter permanente 3 2 La situación de las infraestructuras Las infraestructuras e instalaciones del AHPN constituyen sin lugar a dudas los dos puntos vitales entre los retos que con más urgencia deben afrontarse En el momento actual presentan un conjunto de deficiencias muy elevado y de gran importancia cuyo impacto sobre la conservación de los documentos no se puede minimizar La máxima preocupación La finalización de la cesión de uso del espacio y el edificio que ubica los documentos del AHPN por el Ministerio de Gobernación al Ministerio de Cultura y Deportes el próximo 1 de julio de 2019 supone la más preocupante perspectiva para el futuro del archivo El acuerdo de cesión de esas infraestructuras suscrito en el año 2009 puede ser prorrogado por un mero 27 cruce de cartas entre ambos ministerios un mes antes de la caducidad del acuerdo El Ministerio de Cultura ya se ha dirigido formalmente al Ministerio de Gobernación solicitando esa prórroga pero aún no ha recibido contestación El edificio el punto más débil del AHPN El AHPN se ubica en un edificio sin terminar carente de cubiertas y que presenta otras múltiples debilidades estructurales Pero desde el punto de vista de la conservación de los documentos las áreas destinadas a depósitos de documentos son especialmente vulnerables Carecen de aislamiento de las áreas de trabajo y no disponen de ningún sistema de detección de incendios ni de extinción automática de los mismos Además la existencia de huecos y vanos en las paredes los hace vulnerables a la entrada por ellos de animales u objetos sobre todo presentan una enorme cantidad de filtraciones de agua dada la falta de cubiertas como tales hacen la función de cubiertas los forjados de separación entre plantas sobre los que estaba previsto construir otras plantas que nunca se levantaron Para minimizar los efectos del agua sobre los equipos informáticos se construyó una sobrecubierta inclinada por encima del techo de la sala de escáneres Pues bien esa solución u otra similar debería hacerse extensiva hasta cubrir todos los espacios destinados a depósitos de documentos La deficiente instalación de las unidades de conservación y sus consecuencias para el trabajo El AHPN cuenta con 5 531 metros lineales de documentos si nos atenemos a las medidas exactas de los documentos sin contar el espacio que ocupan los contenedores pero que metidos en 24 302 cajas normalizadas de 0 32 x 0 39 x 0 25 ocupan 7 777 metros lineales De todas esas cajas sólo 11 477 el 47 2% se encuentran en estanterías quedando 12 720 el 52 3% que se apilan en columnas que se apoyan sobre en el suelo si bien separadas de este por elementos aislantes básicamente adoquines de hormigón aunque hay 28 salas en las que aún las pilas de cajas están sobre las cajas de refrescos que se emplearon inicialmente para ese fin La manipulación de las cajas apiladas sobre adoquines es extremamente penosa lo que retrasa en muchos minutos cualquier trabajo archivístico que implique un movimiento de unidades de conservación 3 3 Estado de los procesos técnicos archivísticos La clasificación y ordenación un reto monumental Limpiar organizar describir y digitalizar los documentos encontrados por los empleados del PDH en 2005 a los que se sumarían los envíos de documentos de la desaparecida Policía Nacional localizados por el PDH en 30 departamentos distintos se presentaba como una tarea ciclópea Si además se combinaba con la necesidad de facilitar pruebas y evidencias al Procurador en su tarea de investigar las violaciones de Derechos Humanos el objetivo se hacía aún más complicado Calculado inicialmente el volumen de documentos a tratar en cerca de 7 000 metros lineales durante los momentos iniciales de la operación rescate los voluntarios y luego los primeros contratados en el proyecto de Recuperación del AHPN asimilaron la metodología de trabajo que la propia Policía Nacional Civil venía utilizando para ordenar los documentos de su archivo y que consistía en agrupar por años los documentos independientemente de la dependencia en la que hubiesen sido generados o de la competencia que hubiera dado lugar a su creación o acumulación es decir desatendiendo los principios de procedencia y respeto al orden original las dos principales máximas de la metodología archivística Esa situación se prolongaría hasta que con la asesoría de la doctora Peterson y la contratación de un archivero profesional guatemalteco que dirigiera la Sección Técnica de Archivo luego Coordinación Técnica de Archivos y finalmente Jefatura de Archivos la metodología se reorientara radicalmente y se comenzara a identificar las procedencias y los diversos tipos documentales producidos en virtud de las diferentes competencias de los organismos policiales y a clasificar y describir los documentos de acuerdo con esa identificación No obstante a la hora de acometer el trabajo éste se limitó a la fracción temporal definida 29 como preferente de cara a las investigaciones del PDH circunscribiendo ésta a los años que van de 1975 a 1985 los considerados años de plomo del Enfrentamiento Armado Interno Ese trabajo ha permitido identificar y describir para el período señalado 46 fondos 86 subfondos y 505 series niveles con los que se configura el actual cuadro de clasificación de fondos del AHPN Un ritmo de trabajo insostenible necesidad de un plan de descripción Se puede considerar prácticamente finalizada la fase de organización y descripción de los documentos correspondientes al señalado período temporal preferente unos 2 100 metros lineales 11 477 cajas normalizadas En completar ese trabajo se han tardado 13 años Quedan por tratar archivísticamente 12 720 cajas normalizadas que se ubican en los llamados depósitos provisionales de las que únicamente está identificado el fondo al que pertenecen los documentos y sus fechas extremas Podríamos pensar por tanto que en organizar y describir una cantidad un poco superior hasta alcanzar el 100% de los fondos documentales se tardaría algo más de trece años Sin embargo si la proyección la hacemos a partir del ritmo que actualmente tienen los ocho trabajadores dedicados a este menester 6 6 cajas al mes por trabajador nos llevaría a pensar que para hacer las 12 720 cajas pendientes de descripción requeriríamos con la metodología de trabajo actual 20 años El trabajo que actualmente se hace es perfectamente ortodoxo desde el punto de vista archivístico Se identifican con precisión a qué fondo subfondo y serie corresponden los documentos y se organizan de acuerdo con esa clasificación a continuación se ordenan y se limpian exhaustivamente documento por documento de forma que quedan listos para su fácil digitalización Pero para completar la ordenación de una serie y ubicarla en su lugar en el depósito definitivo ordenado se deben abrir todas las cajas del fondo que se está tratando y que no fueron seleccionadas para clasificación en su día por no pertenecer al período temporal preferente para extraer de ellas 30 los documentos A continuación se ordena la serie una vez separados todos los documentos que la componen luego se van limpiando los documentos y metiendo en cajas de nuevo y adjudicándoles ya códigos de referencia definitivos La misma operación se repite con todas las series con la dificultad enorme de mover cajas que están apiladas y no en estantes lo que obliga a un gran esfuerzo físico Inventarios parciales e instrumentos de control insuficientes Hay un inventario por cada fondo documental pero no hay ningún instrumento que los integre No existen instrumentos de descripción impresos que puedan ofrecer una alternativa para que el usuario acceda a la información en caso de fallo en los equipos informáticos También ofrecería esa impresión la posibilidad de consultar los contenidos sin necesidad de la intermediación de un ordenador No hay tampoco una relación completa de todos los instrumentos de descripción elaborados históricamente a lo largo de estos 13 años Las actas de entrega originales de los departamentos al archivo de la Policía Nacional Civil en 2005 y de la Policía Nacional al AGCA se encuentran respectivamente en el Archivo de la PNC y en el AGCA el AHPN cuenta solo con copias pero estas copias no se tratan como instrumentos de control o descripción no se ha creado un registro general de transferencias El inventario topográfico es críptico y absolutamente insuficiente No hay libro de registro de entradas o ingresos Sí existen formularios de salida temporal Para garantizar en todo caso la trazabilidad de los documentos que son solicitados y consultados por organismos externos mediante préstamo de los originales deberían registrarse en formato de libro o si están incluidos en una base de datos o una tabla de cualquier 31 formato electrónico imprimirse en informes por años y encuadernarse diligenciando y autentificando los libros resultantes No hay Repertorio de series documentales que permita localizar de manera fácil todos los documentos correspondientes a una misma serie Este instrumento de control es imprescindible si se cambia la metodología empleada en los trabajos de organización y descripción en la línea propuesta en esta consultoría Carencia de una dirección técnica cualificada para los procesos archivísticos y de aislamiento de esta área de las áreas de investigación y acceso En el momento actual no hay una dirección de los procesos archivísticos Desde el año 2017 no hay jefe responsable de esta área de trabajo y desde 2015 no hay un archivero profesional al frente de la misma En el área de procesos archivísticos y el AHPN en general es muy importante avanzar en la profesionalización El número de trabajadores comprometidos directamente con tareas archivísticas es proporcionalmente muy reducido 11% en diciembre de 2018 Los dos equipos de archiveros que trabajan en la organización y descripción de fondos cinco y tres trabajadores respectivamente funcionan de forma independiente y sin una dirección jerárquica a la cual reportar resultados y sin objetivos o metas concretas Por otra parte el área de procesos archivísticos está actualmente completamente aislada de las actividades de otras áreas puramente archivísticas como son el departamento de análisis documental peritajes o el de acceso y búsquedas Se observa una tendencia a la atomización y especialización de tareas El área de investigaciones es una de las más valoradas tanto por los usuarios preferentes como MP y PDH como por las organizaciones sociales La excelencia alcanzada en las peritaciones y en las búsquedas documentales la convierten en uno de los principales activos del AHPN No es lógico sin embargo que solo cuente en la actualidad con un trabajador 32 Digitalización realizada para salvaguardar el AHPN y facilitar el acceso a su conocimiento y su uso Hasta la fecha se ha digitalizado un volumen documental cercano a los 1 900 metro lineales de documentos lo que corresponde a unos 23 000 000 de imágenes A pesar de la magnitud de lo realizado manteniendo el ritmo actual se tardarían unos 20 años en completar la digitalización de la totalidad del AHPN en paralelo al trabajo de organización de los documentos basado en la metodología aplicada hasta ahora Se trabaja a un ritmo de 1000 imágenes diariamente incorporadas al servidor por operador Teniendo en cuenta que cada caja contiene una media de 1000 documentos con un solo operador serían precisos algo menos de dos años para terminar calculado sobre 226 días de trabajo anuales con dos operarios se tardaría un año Pero terminadas esas 400 cajas sería preciso definir otras prioridades en la digitalización que tendría que ser muy selectiva y dejar constancia de ellas en el plan de digitalización En cualquier caso en un plan a tres años es inviable un objetivo de digitalizar el 100% de los documentos del AHPN Habría que mantener de todos modos dos operadores de escáner para asegurar siempre la presencia de al menos uno para garantizar la reproducción bajo demanda aquella que surge al margen del plan de digitalización y que obedece a la necesidad de atender peticiones de organismos públicos o particulares En la nueva metodología propuesta para organizar y describir los documentos carentes de descripción los elementos llegarían a la unidad de digitalización sin la limpieza de grapas o clips que pasarían a ser asumidas por los equipos de digitalización La prioridad se situaría sobre el trabajo de descripción con su objetivo 100% del AHPN descrito de ahí que sea preciso avanzar con mayor celeridad en ese proceso Copias de seguridad 33 Gracias a sendos convenios hay dos copias digitales en refugio seguro una en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de Suiza y otra en la Universidad de Texas Ambas se actualizan regularmente en la medida en que se van produciendo avances significativos en la digitalización El acceso “on line” a las imágenes digitales a través del portal de la Universidad de Texas Especialmente delicada es la cuestión de la copia digital plenamente accesible sin ningún tipo de limitación en la web de la Universidad de Texas Esta base de datos está alimentada por imágenes de documentos reproducidos del AHPN que contienen muchísima información sobre personas agentes de las fuerzas de seguridad víctimas de violaciones de derechos humanos… y datos de miles de personas acusadas de delitos detenidas o simplemente relacionadas con la Policía Nacional por las más variadas razones pero que no tienen ninguna relación con violaciones de derechos humanos Esta divulgación masiva de datos personales sin consentimiento de los afectados en los casos en que no se trate información reveladora de la violación de derechos humanos podría ir en contra del derecho humano a la privacidad art 12 de la Declaración Universal de los Derechos Humanos y contra la propia ley guatemalteca de Acceso a la Información arts 21 y 22 Desde el punto de vista meramente técnico la base de datos sobre el AHPN del portal de la Universidad de Texas adolece de una dificultad elevada para la consulta de los documentos ya que cuenta con un interfaz muy poco amigable y una calidad de las imágenes deficiente Aunque la copia de imágenes se actualiza regularmente con nuevos envíos la base de datos solo ofrece hoy día las imágenes que se cargaron con el primer envío de copias unos 11 millones de imágenes muy lejos de los 23 000 000 de imágenes disponibles con posterioridad no se ha hecho ninguna nueva carga de imágenes 34 3 4 Situación de los recursos informáticos El AHPN cuenta con una red local alimentada por dos servidores administración y producción que cuenta con unas 80 unidades centrales de proceso de las que están actualmente conectadas algo menos de la mitad La red cuenta con unas buenas condiciones de uso acceso a Internet para los ordenadores conectados al servidor de administración y sistemas de back up de respaldo en la propia sede del AHPN Las deficiencias principales se situarían en cuanto a la arquitectura de sistemas en la inexistencia de un firewall de seguridad adecuado a las necesidades de la instalación Igualmente se debería superar la copia back up de seguridad sobre discos duros externos y buscar una réplica automática en un servidor externo a la instalación del AHPN En cuanto al software en la actualidad la única base de datos global con la que cuenta el AHPN es la que sustenta las imágenes digitalizadas con el software Total Image adquirido en 2006 Como instrumento global de descripción esa es la única base de datos existente en el AHPN y es totalmente limitada porque solo ofrece los nombres de los distintos niveles de organización de los fondos cuadro de clasificación y a continuación las unidades documentales pertenecientes a los mismos sin descripción ninguna a partir de las cuales se accede directamente a los documentos La ausencia de este instrumento de descripción a disposición de los usuarios hace imposible el acceso directo a la información en la sala de consulta Para llegar a encontrar cualquier documento se hace imprescindible la tutela y ayuda del servicio de referencias Las copias de imágenes digitales conservadas en la Universidad de Texas sí se ofrecen con una base de datos muy limitada en la que al menos están las fichas descriptivas de los fondos subfondos y series que en la sede del AHPN 35 no se recogen en ningún instrumento de descripción global ni siquiera en una guía impresa el archivo Es imprescindible la adquisición de un software de gestión documental y administración de archivos en el que todas las unidades estén descritas Ahora mismo el AHPN carece de una base de datos integral sería muy recomendable explorar la posibilidad de implementar el softwre libre “Atom” Access to Memory desarrollado inicialmente por el Consejo Internacional de Archivos y UNESCO La web AHPN En cuanto a la difusión de las actividades del AHPN es importante destacar la existencia de una página web propia del AHP Describe ampliamente las actividades que se desarrollan desde el programa Es bastante sólida y ha sido cuidada desde su creación en 2009 si bien en la actualidad adolece de falta de actualización y de renovación de contenidos Contiene un enlace directo a la página web de la Universidad de Texas en la que se encuentra disponible un acceso on line a buena parte de los documentos del AHPN digitalizados hasta ahora No presenta ningún vínculo con el Ministerio de Cultura 3 5 Recursos humanos El proyecto actualmente vigente suscrito entre PNUD Ministerio de Cultura y Deportes para la institucionalización del AHPN cuenta en estos momentos con cincuenta personas contratadas que se distribuyen en diversas áreas Administración con Seguridad Limpieza y Mantenimiento 20 trabajadores Acceso 5 Investigación 1 Procesos archivísticos 10 Custodia 1 Informática 2 y Digitalización 7 Con cargo al proyecto hay otros cuatro trabajadores desarrollando su actividad en el AGCA 36 La cifra de trabajadores ha oscilado de forma importante en función de los aportes de fondos por la comunidad internacional de unos proyectos a otros si bien desde 2007 año en que alcanzó el número más elevado de personas contratadas 207 marca una clara línea descendente Esa reducción de efectivos ha ralentizado algunos trabajos como los puramente archivísticos y ha obligado a reciclar casi de forma constante al personal contratado El AHPN ha sido una auténtica escuela de formación para muchos trabajadores en el campo de la archivística dado que mucho de quienes pasaron por estos proyectos se han integrado en trabajos profesionales para otros organismos Esta realidad si bien ha venido a fortalecer de forma importante al país en su conjunto no ha favorecido la permanencia y continuidad deseables en muchos casos Hoy la plantilla cumple a satisfacción las tareas encomendadas peo adolece de de un perfil medio bajo desde el punto de vista académico son muy pocos los trabajadores con título universitario aunque compensan en muchos casos su carencia de estudios con un fuerte aprendizaje de las practicas profesionales en el desarrollo del trabajo cotidiano Año Enero de 2006 Consultores 62 Noviembre de 2006 146 Enero de 2007 146 Noviembre de 2007 207 Enero de 2008 169 Septiembre de 2008 163 Enero de 2009 162 Noviembre de 2009 150 Febrero de 2010 145 Diciembre de 2010 145 Febrero de 2011 146 Diciembre de 2011 145 Enero de 2012 147 Diciembre de 2012 133 Enero de 2013 104 37 Diciembre de 2013 132 Enero de 2014 130 Diciembre de 2014 122 Enero de 2015 73 Diciembre de 2015 101 Enero de 2016 101 Diciembre 2016 101 Enero de 2017 61 Abril de 2018 55 Julio de 2018 54 Diciembre de 2018 50 Consultores Gráfico Evolución del numero de trabajadores Como ya se ha indicado al analizar la situación de los procesos técnicos archivísticos se echa de menos de forma importante la existencia de una dirección profesional efectiva en el tratamiento archivístico de los fondos documentales Dada la inexistencia de un coordinador o coordinadora del 38 proyecto se aprecia en esa ausencia de una cabeza rectora que dirija el trabajo cotidiano una de las carencias más importantes en el conjunto de recursos humanos del AHPN 39 3 Plan estratégico 3 1 - Bases para un plan estratégico La incertidumbre sobre la continuidad de las actividades del AHPN cada vez que debe afrontarse la finalización de un proyecto financiado por las agencias internacionales de cooperación y surgen de forma recurrente las preguntas sobre en qué medida se podrán continuar los proyectos hasta cuando y con qué cantidad de efectivos… Solo la plena instititucionalización del AHPN permitirá acabar con esa sucesión de incertidumbres Entendemos por plena intitucionalización la garantía de que serán sostenibles en el tiempo con fondos públicos aportados por el presupuesto general del Estado las tareas básicas ineludibles a la responsabilidad de las autoridades culturales de conservar y difundir este conjunto de documentos como parte que es del patrimonio documental del país Esas tareas básicas deben contemplar al menos la de preservar ese acervo con plenas garantías de perdurabilidad inalterabilidad y seguridad y hacer accesible su consulta y disponibles sus documentos para su uso por los organismos públicos que como el Ministerio Público o el Procurador de los Derechos Humanos puedan requerir alguno de ellos En ese camino debe tratarse de que no haya menoscabo en los logros obtenidos hasta la fecha y de no perder el nivel de excelencia alcanzado en terrenos como la investigación cualitativa la pericia en la valoración de los documentos como evidencias o pruebas para su uso en los procesos judiciales la promoción de los derechos humanos la cooperación con las organizaciones de la sociedad civil principalmente asociaciones de víctimas y entidades defensoras de los derechos humanos o la promoción de la recuperación de la memoria histórica guatemalteca Con esas premisas el plan estratégico a tres años se debe basar en cuatro pilares 40 1 - Finalización con ayuda de la cooperación internacional de las tareas urgentes y prioritarias que demanda la conservación preventiva del archivo así como del resto de las tareas archivísticas esenciales descripción de la totalidad de unidades de conservación del AHPN a partir de un plan de organización y descripción de fondos organización del servicio de referencias orientado a la garantía del acceso al 100% de las unidades de conservación de documentos y digitalización del 100% de los documentos correspondientes al período temporal preferente 1975-1985 2 - Dotar de Máxima protección al conjunto de fondos documentales que conforman el Archivo Histórico de la Policía Nacional de Guatemala – AHPN- como bien cultural y patrimonial a nivel nacional mediante su declaración como bien cultural de la nación guatemalteca y su inclusión en el registro de bienes culturales del país y a nivel internacional mediante su incorporación al registro Memoria del Mundo de la UNESCO 3 - Creación en el seno del Archivo General de Centro América de una segunda unidad del mismo dedicada a gestionar los fondos documentales que integran el conjunto Archivo Histórico de la Policía Nacional Esa unidad de carácter permanente deberá ser dotada de una plantilla suficiente para asumir las tareas básicas de guarda y custodia de los documentos servicio de atención al público y garantía de acceso a los documentos servicio de procesos archivísticos servicio de certificaciones y autentificación y servicio de tecnologías de la información y las comunicaciones 4 - Creación de una entidad que asuma las tareas de valor añadido que el AHPN ha venido desarrollando además de las meramente archivísticas Debe ser una entidad representativa de los organismos públicos que como el MP o el PDH son usuarios preferentes del AHPN además de la Universidad de San Carlos y organismos técnicos especializados como UNESCO Guatemala y de las entidades privadas de la sociedad civil que han acompañado al 41 Proyecto de Recuperación del AHPN desde sus comienzos asociaciones de víctimas organizaciones defensoras de los derechos humanos etc Esa organización consorcio fundación o asociación con fondos propios y con los apoyos externos que pudiera recabar se encargaría de dar continuidad a todas aquellas tareas que ha venido desarrollando el AHPN pero que no son propias de las competencias de un archivo nacional y que presumiblemente no serían asumidas por la unidad del AGCA encargada de la custodia y disponibilidad de los documentos Para cumplir con su objetivo principal de explotar y promocionar los recursos informativos del AHPN debería suscribir el oportuno convenio de colaboración con el Ministerio de Cultura y Deportes El desarrollo de estos pilares o ejes de actuación no tendría que ser necesariamente secuencial sino que deberían tratar de desarrollarse simultáneamente de modo que en un período de tres años los cuatro hubieran cumplido sus respectivos objetivos 3 2 - Objetivos y actuaciones por pilares La tendencia progresiva a la baja de las aportaciones de la cooperación internacional para los proyectos de ayuda al AHPN obliga a priorizar los apoyos concretos de cara a cubrir las necesidades más urgentes del archivo ante el escenario de la entrega definitiva de la responsabilidad sobre el AHPN al Archivo General de Centro América Esas actuaciones deberían ser programadas y presupuestadas para ser finalizadas en plazos determinados no más allá de los tres años Sería éste el momento adecuado para alcanzar un consenso básico entre los donantes de fondos económicos sobre el programa de actuaciones a financiar con carácter preferente También sería muy importante el compromiso del Ministerio de Cultura y Deportes con este plan creando en un año y medio la Segunda Unidad del Archivo General de Centro América 42 destinada a gestionar los fondos documentales que conforman el Archivo Histórico de la Policía Nacional Este plan a tres años se configura no obstante sobre dos posibles escenarios de financiación de las actividades incluidas en los distintos objetivos un primer escenario en el que la financiación sea como lo ha sido desde que en 2006 se puso en marcha el Plan de Recuperación del Archivo Histórico de la Policía Nacional exclusivamente la aportada por la cooperación internacional gestionada por el PNUD y un segundo escenario en el que a partir del 1 de julio de 2020 los esfuerzos de financiación fueran compartidos por la cooperación internacional y el Ministerio de Cultura y Deportes iniciando así una clara transición hasta la financiación exclusiva de las actividades del AHPN por el presupuesto del Estado una vez constituida y operativa la Segunda Unidad del Archivo General de Centro América 3 2 1 Pilar I Finalización de tareas archivísticas esenciales A pesar de los grandes esfuerzos realizados y los espectaculares logros obtenidos el proyecto del AHPN adolece de puntos débiles y lagunas importantes desde el punto de vista archivístico que deben enfrentarse y solucionarse ante el escenario de su plena integración en el Archivo General de Centro América Es muy frecuente que los archivos públicos cuenten con plantillas de trabajadores cortas reducidas a los mínimos necesarios para garantizar la guarda y custodia de los documentos el tratamiento profesional adecuado de los documentos y el acceso a los mismos Pero es condición necesaria para que esas tareas básicas se puedan dar que la totalidad de los documentos estén convenientemente identificados y descritos para que puedan ser accesibles y que existan las herramientas adecuadas para ponerlos a disposición del público desde un servicio de referencias y atención al público Pues bien como hemos visto en el diagnóstico hoy por hoy ni están 43 garantizadas unas condiciones mínimas para una buena conservación de los documentos dadas las enormes carencias del edificio y las instalaciones ni éstos están completamente identificados y descritos pues no existen instrumentos de descripción a disposición del público y menos aún una base de datos con la descripción integral de los fondos del AHPN Afrontar esa tareas esenciales y terminarlas sería la única manera en la que una Segunda Unidad del Archivo General de Centro América integrada por una plantilla de no más de 26 trabajadores como la que se propone en este plan podría asegurar el cumplimiento de los mínimos citados más arriba 3 2 1 1 Objetivo 1 - Mejora de las condiciones de conservación de los documentos del AHPN Mejora de infraestructuras y equipamiento de los depósitos de documentos La infraestructuras en que se ubican los fondos del AHPN requieren en todo plan estratégico que queramos diseñar para el futuro del archivo un tratamiento preferente con un nivel de prioridad máximo Actuaciones de urgencia Como elemento previo a cualquier otra consideración debe contemplarse la urgencia de prorrogar la cesión de uso del edificio y los espacios anejos al mismo que fueron cedidos al Ministerio de Cultura en el convenio de 30 de de diciembre de 2009 suscrito con el Ministerio de Gobernación por un plazo de tiempo que finaliza el próximo 1 de julio de 2019 Para ello bastara el cruce de cartas entre ambos ministerios aceptando la prórroga También es imprescindible evitar que a la finalización de los contratos actualmente vigentes de los trabajadores que atienden al AHPN se produzcan tiempos de vacío de personal cosa que entrañaría un peligro enorme para la seguridad del edificio y para la conservación de los documentos La prórroga de los actuales contratos al menos en las labores consideradas preferentes de acuerdo 44 con los recursos disponibles aportados por la cooperación internacional debe ser objetivo igualmente urgente y preferencial En el caso de que finalizado el mes de abril de 2019 no se hubiera prorrogado la cesión de uso del edificio y sus espacios adyacentes debería pensarse en la aplicación de una alternativa extraordinaria que evitara una pérdida del control sobre los documentos por parte de las autoridades y funcionarios del Ministerio de Cultura y Deportes Porque el retorno del edificio al Ministerio de Gobernación pondría en claro riesgo la conservación del AHPN ya que podría suponer un retorno a la misma situación de abandono en que se encontraba este conjunto de documentos en 2005 cuando fue descubierto por empleados del PDH Aunque fuesen documentos de titularidad del Ministerio de Cultura el acceso a ellos no podría realizarse En tal circunstancia debería iniciarse la inmediata contratación del alquiler de una bodega o depósito al que pudieran trasladarse las cajas archivadoras con los documentos pues forman parte del patrimonio del Estado y el mobiliario y equipos que han sido adquiridos en estos trece años gracias a los fondos de la cooperación internacional El costo aproximado de ese alquiler sería de unos 60 000 quetzales mensuales la bodega que alquila la SAT para su archivo de 10 000 metros lineales de estantería cuesta 57 000Q unos 7 125 $ mensuales Esos costos deben preverse por si esta contingencia se produjera Habría que contratar así mismo un servicio especializado de mudanza unos 70 000$ para garantizar un correcto y ordenado traslado de los documentos a su nuevo emplazamiento Estas tareas urgentes deben ser acometidas entre el 1 de marzo y el 30 de junio de 2019 Otras actuaciones prioritarias 45 Además de las intervenciones de urgencia señaladas se han de acometer las siguientes actuaciones en relación con el edificio que alberga el AHPN - adoptar una solución arquitectónica que solucione el problema de las filtraciones de agua se deben reparar las cubiertas del edificio entre el 1 de julio de 2019 y el 31 de diciembre de 2020 - aislar los depósitos con puertas cortafuego y resto de elementos aislantes entre el 1 de julio de 2020 y el 31 de diciembre e 2021 - Dotar al edificio con un sistema de detección automática de incendios entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2021 - Dotar a la zona de los depósitos de documentos con un sistema de extinción automatizada de incendios entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2021 En cuanto a las instalaciones a partir del diagnóstico aportado sobre las condiciones en que se apilan en los depósitos provisionales fundamentalmente las cajas archivadoras unidades de conservación hemos de concluir que un reto ineludible debe ser completar la instalación de estanterías hasta que todas las unidades de conservación queden ubicadas en ellas La instalación de 3 400 metros lineales de estantería se deberá acometer entre el 1 de enero de 2020 y el 31 de diciembre de 2021 3 2 1 2 Objetivo 2 - Clasificación y descripción del 100% de los documentos del AHPN Los trabajos archivísticos deberían recuperar la transversalidad en el proyecto y ser prioritarios Dada la atomización y aislamiento observados en el trabajo 46 de las distintas áreas del AHPN sería muy conveniente una mayor polivalencia de los trabajadores contratados y una mayor flexibilidad en las labores que acometen cotidianamente Las responsabilidades individuales deben mantenerse pero la labor diaria puede adaptarse a las necesidades puntuales de cada día Debe crearse una dirección de procesos archivísticos que debería ser ocupada por un archivero profesional con experiencia y conocimientos contrastados Es imprescindible para acometer el plan de descripción y la reorientación metodológica que se proponen en este plan En el área de procesos archivísticos se integrarían los responsables de investigación custodia y procesos de acceso A ellos se sumarían los diez archiveros dedicados plenamente a organización y descripción y los tres gestores documentales dedicados a realizar búsquedas que compatibilizarían esa función con tareas de organización y descripción de documentos de acuerdo con la operativa concreta que la persona que dirija el área de procesos archivísticos ponga en marcha El área de investigación debe reforzarse Una vía para ello sería la de poder compartir los recursos humanos de un área mayor en la que se debería integrar En todo caso debería tener al menos otro trabajador asignado Una nueva orientación para los documentos no correspondientes al período temporal preferente Mediante la clasificación y descripción completas de los documentos del AHPN será posible garantizar el acceso a todas las unidades de conservación con una identificación apropiada de todos los contenidos de cada una de ellas presentados de acuerdo con su procedencia y orden original Objetivo AHPN 100% accesible 47 Hay que pasar a un metodología de trabajo que aunque no sea perfecta permita tener una descripción de todas las unidades y por tanto abierto el acceso a todas ellas en tres años Se trataría de ir abriendo cajas de forma secuencial de acuerdo con su ubicación en los depósitos provisionales fondo por fondo y sin mover físicamente los documentos tratar de identificar a qué serie o series de las ya identificadas en el cuadro de clasificación corresponden los documentos que hay en su interior Después habría que separar esos documentos en bloques por series hacer un legajo con cada fracción describir de forma individualizada cada fracción de serie y adjudicar a todas esas fracciones sus respectivos códigos de referencia siempre dentro de la misma caja Es cambio de orientación se ve favorecido por la existencia de una situación muy ventajosa ya que se cuenta actualmente con el conocimiento experto que el trabajo de organización de los documentos comprendidos entre 1975 y 1985 ha proporcionado el actual cuadro de clasificación es un punto de referencia sin el cual no se podría plantear este cambio de estrategia en la organización y descripción de los fondos Experiencia piloto Entre los días 12 y 15 de febrero se ha desarrollado una experiencia piloto para evaluar la posibilidad real de poner en marcha la nueva metodología propuesta y para medir el posible rendimiento de la misma El experimento se ha podido desarrollar gracias a la generosidad de los diez trabajadores que se han prestado a realizarlo coordinados por Velia Muralles ante la ausencia de un responsable del área de tratamiento archivístico El equipo ha estado compuesto por los dos jefes de equipo de organización y descripción archivística junto con ocho operadores de archivo Previamente a la realización de esta experiencia piloto entre los días 9 y 11 de febrero se preparó la muestra con la que trabajar para la que se propuso un fondo que no ha recibido ningún tratamiento archivístico en ninguna de sus 193 unidades el fondo GT04 correspondiente al Departamento de Chimaltenango Se mantuvieron contactos con los jefes de las áreas de Atención al Público 48 Custodia e Informática con el fin de hacer partícipes de la nueva metodología propuesta a los trabajadores de esas otras áreas así como para integrar e intercambiar los datos obrantes en los instrumentos de trabajo de cada una de ellas Inventario en el área de Custodia fichas de documentos localizados y analizados en procesos de búsqueda en el área de Acceso y base de datos Total Image en el área de Informática El viernes 9 de febrero se realizó un instructivo para todos los miembros del grupo a cargo de Velia Muralles sobre el cuadro de clasificación tipo de las Jefaturas Departamentales de la Policía Nacional El lunes 11 la coordinadora citada y los dos jefes de equipo de organización y descripción Ludwig Heiho Klee del Valle y Leonarda Cecilia Morales Florián revisaron y concretaron el cuadro de clasificación de subfondos y series de este fondo documental para poder iniciar la experiencia piloto con las mejores condiciones La prueba se ha realizado sobre las 50 primeras unidades del fondo que se reducirían a 49 tras comprobar que todo el contenido de una de las cajas no correspondía al departamento policial de Chimaltenango sino al de Totonicapán que se trataron completamente en los días mencionados los tres primeros días completos con una media de 14 cajas tratadas el viernes antes del mediodía se terminaron de tratar las 7 cajas restantes La cantidad de 14 cajas diarias por este colectivo de trabajadores está muy próxima a la necesidad de 16 unidades diarias necesarias para completar el objetivo de describir el 100% de los fondos De esta experiencia piloto se pueden sacar dos conclusiones concretas 1 - La metodología propuesta es aplicable si bien la dificultad o facilidad de aplicación dependerá de la realidad que se presente en la apertura de cada una de las cajas pues en unos casos los documentos presentan una cierta homogeneidad y una clara pertenencia a una serie concreta y en otros adolecen de una absoluta heterogeneidad por lo que es difícil establecer unos ritmos extraordinariamente regulares de trabajo y nos hemos de remitir a la producción media a lo largo de un conjunto de días Hay incluso 400 unidades entre las 12 720 que carecen de información por completo ni tan siquiera se ha identificado el fondo o los fondos a los que pertenecen y que probablemente 49 requerirán más tiempo de trabajo que el resto pero esas quedarían para ser tratadas en último lugar después de tratar las unidades adscritas de fondos documentales 2 - Para poder alcanzar el objetivo de finalizar esta tarea en tres años es preciso mantener al menos un colectivo de diez archiveros más el responsable técnico de procesos archivísticos que se ha de contratar y del que ahora carecen que debe coordinar en el día a día el trabajo de todos los miembros del equipo y asumir la autoridad de elaborar instructivos coordinar las áreas de trabajo relacionadas e integrar a sus trabajadores en la nueva metodología y en la cooperación y colaboración para alcanzar el objetivo propuesto En anexo 1 se aporta el informe detallado sobre el desarrollo de esta experiencia elaborado por Velia Muralles así como ejemplos de los instrumentos resultantes de la misma cuadro de clasificación del fondo GTPN04 Jefatura Departamental de Chimaltenanfo El trabajo de organización y descripción de los documentos sin tratar se prolongará del 1 de marzo de 2019 al 31 de diciembre de 2021 Entre los meses de enero y marzo de 2019 por el nuevo responsable de los procesos archivísticos se deberá confeccionar un instructivo sobre la aplicación de esta metodología de trabajo Se ha de redactar el plan de descripción que será el complemento adecuado para el trabajo de organización de los documentos En él se debe señalar con precisión el orden de prioridades en el trabajo y fijar plazos concretos de finalización de cada una de las fases será elaborado por el nuevo responsable de procesos archivísticos y se confeccionará entre el 1 de marzo y el 30 de junio de 2019 50 Deberían imprimirse los inventarios de los fondos documentales y se debería hacer también el catálogo de instrumentos de descripción y control detallando todos los inventarios guías catálogos ficheros bases de datos… existentes en el AHPN tanto los elaborados a lo largo del proceso de recuperación del archivo iniciado en 2005 como los elaborados o usados por la policía nacional hasta 1997 Este trabajo se acometería entre el 1 de marzo y el 30 de junio de 2019 Las actas de entrega realizadas con motivo de las transferencias documentales recibidas formalmente por el AHPN-AGCA se deben incluir entre los instrumentos de control Esta tarea se acometería entre el 1 de marzo y el 30 de junio de 2019 Debe hacerse un nuevo inventario topográfico vinculado al instrumento global base de datos de descripción archivística y se debe plantear el objetivo de una única signatura única por número “currens” para todas las unidades de conservación del archivo al menos conforme vayan ingresando en los depósitos de documentos organizados Esta será una labor dinámica que se llevará a cabo entre el 1 de julio de 2019 y el 31 de diciembre de 2021 Igualmente de forma dinámica a lo largo de los tres años del plan se deberán actualizar los cuadros de clasificación de fondos incorporando los subfondos y series que el trabajo de organización de los documentos anteriores o posteriores al período 1975-1985 requieran se confeccionarán los cuadros de clasificación de aquellos fondos que carezcan de ellos La nueva metodología de trabajo en los procesos de tratamiento archivístico obliga a la creación de un Repertorio de Series Documentales que permita localizar y ordenar con precisión todas las fracciones de serie existentes en las diferentes unidades de conservación también será objeto de confección a lo largo del proceso de organización y descripción de fondos en estos tres años 3 2 1 3 - Objetivo 3 - Reproducción del 100% de los documentos del período 1975-1985 51 Se debe concretar un plan de digitalización con objetivos precisos El primero sería digitalizar las aproximadamente 400 cajas de documentos clasificados ordenados y descritos listos para su reproducción es decir organizadas de acuerdo con la metodología usada para tratar las fracciones del período temporal preferente Para cumplir con el objetivo de digitalizar las 400 cajas organizadas y descritas listas para el escaneado de sus documentos se contará con un equipo de tres operadores de escáner y un jefe de digitalización en los primeros 10 meses del proyecto hasta el 31 de diciembre de 2019 A partir de esa fecha quedarían dos operadores para atender la digitalización de los documentos del periodo 1975-1985 que fueran apareciendo en las tareas de organizar las cajas pendientes de tratamiento archivístico siempre que la financiación del pago a los trabajadores fuera en exclusiva a cargo del PNUD escenario 1 de financiación en el caso de que se constituyera la Segunda Unidad del AGCA y estuviera operativa de forma plena con todos sus efectivos en julio de 2020 sólo quedaría el técnico de digitalización de esa unidad y se cancelarían el 30 de junio los contratos de los dos operadores de escáner 3 2 1 4 - Objetivo 4 - Mantenimiento de los convenios para el depósito de copias de seguridad con Suiza y Texas Deben mantenerse los compromisos de actualización de las copias de seguridad existentes en los Archivos del Ministerio de Asuntos Exteriores de Suiza y en la Universidad de Texas mediante el envío regular de las reproducciones que vayan incrementando la base de datos de reproducciones digitales del AHPN Deberán renovarse en su momento los convenios de colaboración Por lo que respecta a la copia on line ofrecida en la web de la Universidad de Texas se debería consultar a UNESCO como organismo internacional especializado en el Derecho de Acceso a la Información sobre el alcance del convenio suscrito entre el AHPN y la Universidad de Texas y sobre la 52 pertinencia de hacer públicos todos estos documentos sin discriminación a través de Internet En caso que ese acceso irrestricto y universal se considerarse compatible con las leyes guatemaltecas y estadounidenses la consulta a expertos de UNESCO debería extenderse a conocer con qué protocolos y en qué condiciones de seguridad jurídica debería ejercerse esa exposición de los documentos y el acceso a los mismos Esta consulta deberá hacerse así como obtener y aplicar el dictamen que de ella surja a lo largo del año 2019 3 2 1 5 - Objetivo 5 - Prevención de desastres A pesar de que la existencia de dos copias de seguridad se podría considerar como parte de una estrategia de prevención de desastres se debe afrontar una aproximación integral a la prevención desde múltiples aspectos mecanismos de intervención en caso de desastre adopción de medidas preventivas preparación de herramientas de recuperación en caso de daños sobre el patrimonio etc Esa tarea se concreta en la elaboración de un plan de prevención de desastres de acuerdo a los modelos existentes y a las buenas prácticas en archivos y centros culturales de alto valor cultural Por otra parte la elaboración de este plan es consustancial con el proceso de declaración del AHPN como bien integrante del Registro de Memoria del Mundo Se acometería entre el 1 de enero de 2020 y el 30 de junio de 2021 y su responsabilidad recaería sobre el directo de procesos arcivísticos 3 2 1 6 - Objetivo 6 - Mejora de equipos informáticos Adquisición de firewall y servidor externo para back up Es absolutamente necesario como medida de seguridad para todo el sistema informático del AHPN adquirir un cortafuegos de máxima eficacia adecuado a la instalación existente Igualmente como medida extra de seguridad informática se tendría que habilitar un sistema automático de back up diario sobre un servidor ubicado fuera de las instalaciones del AHPN De paso se contempla en el presupuesto del plan la renovación de algunos de los equipos que han quedado obsoletos 53 En el cronograma del plan se plantea hacer esta inversión en seguridad informática entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020 3 2 1 7 - Objetivo 7 - Fijar las necesidades de personal para el desarrollo del plan definir la estructura funcional del proyecto determinar las funciones de cada puesto de trabajo junto con el perfil profesional requerido para su desempeño y contratar el personal necesario para dar continuidad al proyecto PNUD-Ministerio de Cultura que finaliza el 28 de febrero de 2019 Este es un objetivo urgente y previo al comienzo de la aplicación del plan Para asegurar la continuidad de los trabajos en el AHPN debe garantizarse la contratación del personal que a partir del 1 de marzo pueda ser contratado por el proyecto siguiendo las prioridades fijadas en las anteriores consideraciones Deberá valorarse muy especialmente la continuidad de los trabajadores imprescindibles por su experiencia y conocimientos contrastados sobre todo en las áreas relacionadas con el tratamiento archivístico organización y descripción custodia atención al público y análisis documental que deben agrupase en una sola superando el aislacionismo en el trabajo y fomentando la flexibilidad de roles de los trabajadores que la integren Se deben homogeneizar los salarios entre todos estos trabajadores sólo el supervisor de los procesos archivísticos y los distintos responsables de algunos cometidos puntuales como Acceso Informática o Análisis documental deben tener un salario algo superior a archiveros y gestores documentales Así se contempla en las matrices de costos propuestas excepción hecha de los trabajadores que se integren en la Segunda Unidad del AGCA que lógicamente deberán regirse por la norma de salarios de la Oficina Nacional del Servicio Civil ONSEC a partir de la cual se han calculado los salarios de estos empleados en el escenario 2 de las matrices de costos 54 En el ámbito de la mera gestión de los recursos humanos debe cubrirse con urgencia la contratación de una persona que pueda asumir el liderazgo y la coordinación de todas las tareas a desarrollar en esta etapa de transición hasta su finalización estará asistido por un administrador a Estos dos contratos se gestionarían directamente por PNUD el resto se ajustarían a las categorías definidas en el programa de voluntarios de Naciones Unidas y que de menor a mayor salario serían las siguientes Skill-based A Skill-based B Skill-based C Skill-based D Skill-based E y Skill-based F El organigrama funcional y el número de trabajadores del proyecto con cargo a la financiación PNUD-Cooperación Internacional sería el siguiente Dirección del Proyecto Enlace del Ministerio Coordinador a Administrador a Secretario a Operadores de seguridad y limpieza 14 Supervisor a de procesos archivísticos Responsable de análisis documental Responsable de Informática Responsable de acceso Auxiliar de informática Archiveros 10 Gestores as documentales 3 Jefe de digitalización Operadores de escáner 1 diez meses 2 dieciocho meses Categorías del programa de voluntarios asignadas Supervisor a de procesos archivísticos Skill-based F Responsables de Informática Análisis documental y acceso Skill-based E 55 Archiveros as gestores as documentales y jefe de digitalización Skill-based D Secretario a y auxiliar de servicios informáticos Skill-based C Operadores as de escáner Skill-based B Operadores as de seguridad y limpieza Skill-based A Si como está planteado en el cronograma del plan la Segunda Unidad del Archivo General de Centro América entra en funcionamiento plenamente operativa y con todos sus efectivos el 1 de julio de 2020 en ese momento se producirían los siguientes relevos con amortización de los contratos sostenidos por PNUD-Cooperación Internacional - El puesto de secretario a pasaría a ser cubierto por el Jefe de seguridad y limpieza de la 2ª unidad del AGCA - Los operadores de seguridad y limpieza serían amortizados en su totalidad y esa labor sería asumida por los operarios de seguridad y limpieza de la 2ª unidad del AGCA se reducirían por tanto de 14 a 8 - El puesto de trabajo de supervisor a de procesos archivísticos pasaría a ser cubierto por el Jefe del servicio de Tratamiento Archivístico de la 2ª unidad del AGCA - El puesto de responsable de análisis documental sería cubierto por el jefe del servicio de análisis documental de la 2ª unidad del AGCA - El puesto de responsable de acceso y atención al público sería cubierto por el jede del servicio de referencias de la 2ª unidad de AGCA - 7 de los diez puestos de archiveros serían cubiertos por el archivero responsable y el técnico archivero de la sección de conservación de la 2ª unidad del AGCA el archivero responsable y los dos técnicos archiveros de la sección de clasificación y descripción de la 2ª unidad del AGCA y los dos técnicos archiveros del servicio de referencias de la 2ª unidad del AGCA Los tres archiveros restantes hasta completar los diez necesarios para alcanzar en tres años el objetivo de describir el 100% de los documentos deberían seguir siendo aportados por PNUDCooperación Internacional 56 Las funciones y perfil profesional de cada una de estas responsabilidades serían las siguientes 1 - Coordinador Jerarquía Dependerá jerárquicamente del director del proyecto Director General de Patrimonio del Ministerio de Cultura y Deportes y administrativamente del responsable del programa PAJUST en el PNUD Funciones - Elaborar el Plan Operativo anual - Definir los indicadores necesarios para evaluar el cumplimiento de los objetivos - Elaborar las normas e instructivos para la evaluación de desempeños - Elaborar informes de rendimiento y memorias de actuación - Elaborar el plan de recursos humanos - Coordinar a los responsables y supervisor así como supervisar el trabajo de todas las dependencias - Reportar mensualmente al director del proyecto los avances en la consecución de los objetivos mediante la confección de los indicadores pertinentes Perfil Título de licenciado maestría o doctor Experiencia mínima de cinco años demostrada en la gestión de proyectos archivísticos 2 - Administrador a Jerarquía Dependerá directamente del coordinador Funciones - Elaborar el plan de gestión contable - Gestionar los recursos humanos nóminas ausencias por enfermedad vacaciones licencias etc - realizar la previsión de insumos necesarios para el trabajo 57 - Contactar con proveedores - Reportar semanalmente al coordinador y mensualmente a los responsables de control económico en PNUD Perfil Título superior universitario o el menos Pensum cerrado en una licenciatura 3 - Supervisor a de procesos archivísticos Jerarquía Dependerá jerárquicamente del Coordinador del proyecto De él o ella dependerán los responsable de acceso y análisis documental así como archiveros gestores documentales y operadores de escáner Funciones - Elaborar el plan de descripción - Elaborar el plan de prevención de desastres - Elaborar los instructivos y manuales de trabajo - Coordinar la labor diaria del conjunto de archiveros y gestores documentales con el apoyo de los responsables de acceso y análisis documental - Sancionar las modificaciones en los cuadros de clasificación aprobando la creación o cambios en subfondos y series - Elaborar los cuadros de clasificación de los fondos carentes de ellos - Coordinar con el responsable de informática y bajo la supervisión del Coordinador del proyecto el uso de las bases de datos y aplicaciones de gestión documental o de descripción y administración de archivos - Reportar semanalmente al coordinador del proyecto los avances en la consecución de los objetivos mediante la confección de los indicadores pertinentes Perfil Titulado superior universitario preferentemente técnico en archivos por la USAC o con licenciatura o maestría en archivística o ciencias de la documentación información de otras universidades nacionales o extranjeras 4 - Responsable de análisis documental 58 Jerarquía Dependerá jerárquicamente del supervisor de procesos archivísticos Funciones - Gestionar las peticiones de búsqueda y análisis - Elaborar los informes pertinentes en cada proceso de búsqueda y análisis - Atender las peticiones de información del MP y el PDH - Coordinar las tareas de investigación con las labores de organización y descripción archivística apoyando al supervisor de procesos archivísticos - Preparar certificaciones de copias diligenciadas para su firma por la directora del AGCA - Reportar semanalmente al supervisor Perfil Titulado superior universitario o en su defecto estudios avanzados en archivística ciencias de la documentación u otras especialidades de las ciencias sociales Preferible con experiencia demostrables en estudios diplomáticos o documentoscopia identificación y valoración documental 5 - Responsable de acceso y atención al público Jerarquía Dependerá jerárquicamente del supervisor de procesos archivísticos Funciones - Gestionar las peticiones de información de particulares - Controlar todos los instrumentos de referencia al servicio de los usuarios - Atender y asesorar a los ciudadanos que lo requieran en sus búsquedas de datos o información - Coordinar las tareas de acceso con las labores de organización y descripción archivística apoyando al supervisor de procesos archivísticos - Supervisar la gestión de la sala de consultas - Reportar semanalmente al supervisor Perfil Titulado superior universitario o en su defecto estudios avanzados en archivística ciencias de la documentación u otras especialidades de las 59 ciencias sociales Preferible con experiencia en servicios o unidades de acceso a la información 6 - Responsable de informática Jerarquía Dependerá jerárquicamente del coordinador Funciones - Llevar el control de todos los equipos informáticos así como de las licencias de software disponibles - Elaborar el programa de mantenimiento de los equipos informáticos y proponer las adquisiciones de hardware o software pertinentes - Gestionar los usuarios de la red local y darles los perfiles adecuados - Asegurar el copiado de seguridad diario semanal o mensual de las bases de datos - Reportar semanalmente al coordinador Perfil Titulado superior universitario en ingeniería de sistemas o al menos Pénsum cerrado Preferible con experiencia en gestión de servidores y redes de área local 7 - Archiveros y gestores documentales Jerarquía Dependerán jerárquicamente del Supervisor de procesos archivísticos Funciones Identificar clasificar ordenar y describir los documentos del archivo siguiendo los instructivos y orientaciones del supervisor o los responsables de análisis documental y acceso - Colaborar en las búsquedas documentales que les indiquen los responsables de acceso y análisis documental - Cumplimentar los inventarios pertinentes - Garantizar la correcta ubicación de las unidades de conservación y mantener la información actualizada del inventario topográfico 60 - Reportar al supervisor de procesos archivísticos las incidencias que se presenten en el trabajo diario Perfil Titulo superior universitario preferentemente técnico en archivos en su defecto Pénsum cerrado en licenciatura en ciencias de la documentación o la información 8 - Jefe de digitalización Jerarquía Dependerá jerárquicamente del supervisor de procesos archivísticos Funciones - Controlará la aplicación de los estándares de reproducción definidos - Preparará la carga de trabajo para cada uno de los operadores de escáner - Reportará semanalmente los progresos en la reproducción de documentos Perfil Titulo superior universitario en su defecto Pénsum cerrado en licenciatura en ciencias de la documentación o la información o en cualquier licenciatura técnica 9 - Secretario a Jerarquía Dependerá jerárquicamente del coordinador Funciones - Atender la correspondencia y llevar la agenda del coordinador - Organizar los turnos y tareas de los operadores de seguridad y limpieza - Atender el teléfono y el correo electrónico institucional Perfil Estudios de bachiller preferentemente en rama administrativa 10 - Auxiliar de informática Jerarquía Dependerá jerárquicamente del responsable de informática 61 Funciones - Apoyar al responsable de archivística en sus funciones de acuerdo con las tareas que éste le encomiende - Sustituir al responsable de informática en caso de ausencia Perfil Estudios de Bachiller en computación se valorarán otros conocimientos de informática 11 Operadores de escáner Jerarquía Dependerán del jefe de digitalización Funciones - Reproducir digitalmente en los equipos asignados la carga de documentos que le sea encomendada diariamente por el Jefe de digitalización - Mantener el escáner en óptimas condiciones - Reportar al jefe de digitalización cualquier incidencia en el transcurso de la reproducción de los documentos Perfil Estudios de bachiller se valorará la experiencia en trabajos de digitalización 11 - Operarios de seguridad y limpieza Jerarquía Dependerán jerárquicamente del secretario del coordinador Funciones - Las específicas que le sean encomendadas en la labor de vigilancia o limpieza por el secretario en los turnos que este establezca en su caso Perfil Estudios primarios 62 3 2 2 Pilar II Máxima protección del AHPN como bien cultural y patrimonial Objetivos Declaración de bien cultural nacional y de bien integrante de Memoria del Mundo UNESCO el programa de máxima protección internacional para los bienes integrantes del patrimonio documental y bibliográfico El conjunto de documentos producidos por la Policía Nacional debe ser protegido como bien cultural de extraordinario valor a nivel nacional inscribiéndolo previa declaración en el Registro de Bienes Culturales de Guatemala de acuerdo con los procedimientos contemplados en la Ley de Protección del Patrimonio Cultural de la Nación Decreto 26-97 artículo 23 Esa misma protección se debe extender a la categoría de bien integrante del Registro Memoria del Mundo de la UNESCO máxima protección para el patrimonio bibliográfico y documental a nivel internacional Esa protección consolidará sin duda la institucionalización y protegerá de vulnerabilidades a los documentos del AHPN Deben promoverse y tramitarse con la mayor prontitud los expedientes de inscripción del conjunto documental Archivo Histórico de la Policía Nacional de Guatemala en ambos registros Debe formalizase igualmente el plan de gestión que el Registro Memoria del Mundo contempla como requisito obligatorio para todos los bienes que pretendan ser declarados integrantes del mismo El Programa Memoria del Mundo de la UNESCO En 1992 la UNESCO creó y puso en marcha el Programa Memoria del Mundo para atender la protección del patrimonio documental y bibliográfico de valor excepcional para el conjunto de la humanidad El programa MoW por el acróstico en inglés es por tanto una iniciativa destinada a preservar el 63 patrimonio documental albergado en bibliotecas archivos y museos como símbolo de la memoria colectiva de la humanidad Este patrimonio refleja la diversidad de los pueblos las culturas y los idiomas pertenece a todos y debe ser plenamente preservado protegido y accesible en forma permanente y sin obstáculos El patrimonio documental enfrenta severas amenazas el saqueo y la dispersión el comercio ilícito la destrucción así como la frágil particularidad de su soporte la obsolescencia del almacenamiento y la falta de financiamiento Según los antecedentes de creación del Programa esta situación ha provocado que gran parte del patrimonio documental haya desaparecido para siempre y otra parte importante esté en peligro Institucionalmente el Programa Memoria del Mundo es de carácter internacional y cuenta con una Secretaría central Comité Consultivo Internacional Comités Regionales y Nacionales además de una vasta red de asociados en los sectores gubernamentales profesionales y empresariales El Programa Memoria del Mundo tiene tres objetivos principales  Facilitar la preservación del patrimonio documental mundial mediante las técnicas más adecuadas prestando directamente asistencia práctica difundiendo consejos e información y fomentando la formación asociando patrocinadores a proyectos oportunos y apropiados  Facilitar el acceso universal al patrimonio documental Sirviéndose de las nuevas tecnologías este aspecto comprende la promoción de la producción de copias digitales y catálogos consultables en Internet y la publicación y distribución de libros CD DVD y otros productos de manera tan amplia y equitativa como sea posible Se reconocerán las restricciones legales y sensibilidades culturales respecto a la difusión 64  Crear una mayor conciencia en todo el mundo de la existencia y la importancia del patrimonio documental Para ello se recurrirá aunque no exclusivamente a ampliar los registros de la Memoria del Mundo y a utilizar en mayor medida los medios de comunicación y las publicaciones de promoción e información El Registro de la Memoria del Mundo de la UNESCO El Registro Memoria del Mundo es un listado de piezas o conjuntos patrimoniales documentales que han sido aprobados por el Comité Consultivo Internacional CCI y ratificados por el Director General de la UNESCO como tales en el contexto del programa Memoria del Mundo MOW Mediante este reconocimiento el patrimonio documental pasa a ser protegido y difundido como tal Las propuestas de inscripción en el registro pueden ser presentadas por cualquier individuo u organización incluidos los gobiernos y las ONG aunque se dará prioridad a las propuestas presentadas por el correspondiente comité regional o nacional de la Memoria del Mundo de haberlo o bien por su conducto o en caso contrario mediante la Comisión Nacional para la UNESCO competente Asimismo se dará prioridad al patrimonio documental que esté amenazado Por regla general estas propuestas se limitarán a dos por país cada dos años La evaluación de los postulantes es comparativa y relativa debido a que no se puede medir en términos absolutos la importancia cultural Al menos debe cumplir criterios de autenticidad que sea única e irremplazable y trascendente en tanto a tiempo lugares personas etc Adicionalmente se tendrán en cuenta criterios como rareza integridad amenaza entre otros 65 Criterios de selección para el Registro de la Memoria del Mundo A Guatemala y sus habitantes les queda claro después de más de una década que el acervo documental del Archivo Histórico de la Policía Nacional además de ser una herramienta de primer orden para la investigación histórica sobre la realidad política social y cultural del país constituye una valiosa fuente para localizar información sobre personas desaparecidas y un recurso insustituible al servicio de la justicia y la reparación Es decir es un acervo con importancia no solo para el conocimiento científico sino también para el ejercicio de los derechos ciudadanos de acceso a la verdad y la justicia Conscientes de dicha importancia desde su descubrimiento diversos expertos han expresado la necesaria protección a nivel nacional e internacional de dicho cuerpo documental Por ello es recomendable plantear la protección del AHPN en dos ámbitos interconectados la protección del acervo documental como un bien cultural nacional protegido por Estado y su protección en el ámbito internacional mediante el Registro Internacional que para documentos tiene el Sistema de Naciones Unidas el Registro Memoria del Mundo de la UNESCO En el proceso de preparación del expediente será preciso tener presentes las Directrices de la Salvaguarda del Patrimonio documental UNESCO CII95 WS-11 Rev Febrero de 2002 Al respecto las analizamos a continuación y establecemos en qué medida el AHPN como conjunto documental patrimonial responde a esos criterios de elección y lo hacen por tanto candidatos con plenas garantías de inclusión Cada registro -internacional regional o nacional- se basa en criterios para declarar la significación mundial del patrimonio documental y para validar su influencia sea global regional o nacional Los siguientes criterios se enmarcan en términos del registro internacional pero también se aplican con las variaciones lógicas a los registros nacionales o regionales Al considerar 66 patrimonio documental para su inclusión en el registro el elemento será primero valorado contra el examen de umbral de ● Autenticidad ¿Es lo que aparenta ser ¿Está su integridad establecida En cuanto al criterio de autenticidad La autenticidad se demuestra mediante elementos combinados con la confiabilidad del documento tanto en su creación originaria y los procesos que permiten su registro los cuales deben datar de la época El AHPN presenta en cada uno de sus fondos documentos que forman parte de la documentación específica de cada una de las dependencias de la Policía Nacional de Guatemala y permiten conocer sin lugar a duda ninguna su organización y competencias sus formas de actuación y su relación con la sociedad guatemalteca Los fondos documentales han sido creados por el personal de las dependencias en consonancia a normativos internos dictados por medio de órdenes generales emitidas por el Director o por normativos de la Secretaría General y las series documentales muestran homogeneidad y continuidad en el tiempo En cuanto al tenor documental o forma en que se estructuran los documentos según características diplomáticas se reconoce que los documentos se producen siguiendo normativas internas que independientemente de la ubicación física de la dependencia mantienen La prosa administrativa policial es consistente Es importante mencionar que los documentos presentan un estricto control de la producción original y de los documentos que ingresaban al sistema de información de la Policía Nacional Por tanto los controles y registros que son parte de los fondos documentales muestran que eran parte del funcionamiento ordinario de dicha administración policíaca y que no han sido objeto de alteración El trabajo archivístico ha buscado atender a la organización documental con el afán de permitir que los fondos y subfondos así como sus respectivas series 67 sean reconocidos brindando con ello fortaleza al carácter seriado de la información Otro elemento que confirma la autenticidad es que todos los fondos y colecciones documentales de que consta el Archivo Histórico de la Policía Nacional han mantenido su valor probatorio ya que la cadena de custodia administrativa ha sido mantenida intacta La actual composición de los fondos en el Archivo Histórico de la Policía ha sido el resultado de concentración natural desde la fundación de la institución hasta su clausura A partir de 2006 las jefaturas Departamentales y las dependencias de la extinta Policía Nacional con apoyo de las auxiliaturas de la PDH realizaron transferencias documentales de los documentos anteriores a julio 1996 y con ello permitieron su concentración nacional y tratamiento técnico De este proceso se cuenta con registro fotográfico y actas de transferencias ● El bien documental para ser incluido en registro internacional debe presentar significación mundial debe ser único e irremplazable La naturaleza y contenido del acervo tanto a nivel histórico como la situación del Estado lo distinguen en el proceso como el más voluminoso y extenso del continente Su desaparición o deterioro constituiría un serio problema para dar cumplimiento a los casos judiciales actuales relacionados al conflicto armado así como a los procesos de averiguaciones de personas desaparecidas y otros casos siendo por tanto su posible pérdida o deterioro un menoscabo del derecho al acceso a la información y una pérdida para la reclamación de reparación así significaría un evidente empobrecimiento del patrimonio de la humanidad Su descubrimiento y puesta al servicio de la población ha sido fundamental para afrontar la historia de la Policía Nacional desde 1880- hasta 1996 siendo indispensable para conocer las condiciones de la sociedad las acciones de este órgano estatal para atender los temas de seguridad desde la visión de los 68 gobiernos que van desde el periodo liberal 1872- 1944 pasando por el periodo revolucionario y democrático 1944- 1954 hasta el periodo más intenso de la guerra interna de 1960- 1996 La información contenida en estos documentos se adentra en el pensamiento histórico de cada época los acontecimientos políticos de los gobernantes y los elementos cotidianos de la seguridad encomendada a la policía nacional La información contenida en los registros permite entender el pensamiento estatal de la época en el marco de la guerra fría y los procesos cotidianos asi como regionales de la pacificación intentada por medio del Plan Arias los acuerdos de Esquipulas I y II por supuesto los elementos que aportan los acuerdos de Paz ● El bien candidato a la inscripción debe demostrar su trascendencia mundial cumpliendo uno o más de los siguientes criterios tiempo lugar asunto y tema forma y estilo asimismo se tendrán en cuenta los aspectos de rareza integridad amenaza para su perdurabilidad y plan de gestión del bien Debido a que la significación es comparativa estos criterios quedarán más claros al confrontarlos con los elementos del patrimonio documental ya inscritos en el Registro Sobre los aspectos de espacio lugar tiempo y asunto hay que señalar que en el período convulso del siglo XX ha sido constante por parte de los gobiernos latinoamericanos el recurso al uso de la fuerza represiva ejército y policía para resolver los conflictos sociales El caso de Guatemala no es una excepción Las características de ese contexto territorial y temporal hace especialmente valiosos para conocer el alcance de esos enfrentamientos y sus consecuencias los archivos policiales Así ya fueron inscritos en el registro de Memoria del Mundo los acervos de la Policía Técnica del Paraguay producidos durante la dictadura de Stroesner conocidos como “Archivo del Terror” inscritos en el registro en 2009 o los fondos de la División de Inteligencia de la Policía de la Provincia de Buenos Aires inscritos en el registro junto con otros acervos vinculados a testimonios escritos sobre la violación de los derechos 69 humanos en Argentina entre 1976 y 1983 en el año 2003 En otro continente el Archivo del hoy Museo del Genocidio en Camboya antigua cárcel y centro de interrogatorio durante la dictadura de Pol Pot conserva también un patrimonio de características similares fue inscrito en 2009 Comparado con esos tres conjuntos documentales el Archivos Histórico de la Policía Nacional tiene un volumen infinitamente superior y es claramente un caso excepcional en América Latina de conservación íntegra de los archivos policiales Sobre la necesidad de protección del bien por las amenazas a su preservación es necesario señalar que en Guatemala existe un claro peligro no solo de daño en el bien por causas accidentales o catastróficas sino que también hay un peligro de destrucción dolosa de estos documentos toda vez que pueden ser pruebas de cargo contra los perpetradores de violaciones de derechos humanos Su protección bajo el aval de UNESCO sgnificaría un escudo más frente a esas hipotéticas amenazas En cuanto al plan de gestión el mismo Plan Estratégico para la institucionalización del ANPN que esta consultoría propone desarrollar ofrecería un marco apropiado para la concreción de ese plan de gestión que exige el expediente de inclusión en el Registro de Memoria del Mundo Así en el plan un pilar institucional fuerte es la mejora de las condiciones de almacenamiento y tratamiento de los acervos Además se contemplan los pasos para la definitiva integración de su gestión en el marco de la administración pública guatemalteca fijando claramente las responsabilidades sobre el mismo en el Ministerio de Cultura y Deportes a través de su Archivo General de Centro América Resumen de la matriz El plan de Gestión se resume de la siguiente forma 70 Egg 2016- Ill 1316 331 Has ultadn Trimas glut-Ell Actiuidadas Hesultadn Hespunsabla tre 2 3 2 3 4 1 Prepalaciindel expedient-a AGCA Laabraas wistrada Damn bian culturalda IaNaci m PE _t a iatm da 5'5 3 pm- abmcarmbian '3 abra Guatemala Protegido madianta ragiatm d9 Gestbnesdel expediente ACGA Ecanensirnpla delaabm AGCA presemacidn due exp-ad ie I'l'tE AGCA registn Hegistn MED La Dbl cl e5 titogla aen cupiada a tres niaeles mastery AGCA electrlinicu past pro-22501 perrnitiendn copias AGCA can elln el El asu UNESCO ACGA cuntenidnsin instalacidnen de la pres iEIn due in nettle Dbl cl puede ser ECCESU cnnsulta de consultada an #3515- digitalala difus nde sahdeAGQ-E UbrEl tres- EIIZIZESIZI AGCA genemunnes ramitidaa de capiasnn Bibli-ateca dastinadas a Mundialde diuersus usns UNESCO hm UNESCO ara consurtada Iyp 0'35 lineal nweles da visualiadaen cans ulta alpartalde hm UNESCO Sereimprirne laubla irrluyendulcs elernentasdel manuscr'rt-a Permit-eel accesoala miErrEIF-ala usosdi'u'ersose Edl n incluirbsen Manuscrita ablas Dbmas original astudiadas an reimprasa par divas- 6 niaelas reimpresif-nda pjglafia Ef'ltldEld adu-zativ-zsy hat-El Nacbralpala national- e tienti c-zs completa sudifL i-fun Gmterrah Incluirenlcs Ministerinde activizlades cuntenidusde academicas aprendizaje an Depart-ELLE D'f sedrfurrzle El canelsectnr I edmatrm asmlar Glaterrah par - - tigacif-na attmdadas 95 tadaniaelpala Ia br' acidn Fonz-5y incluirlacubm Academia- e de activizlades enla Gengmfiaa Ia hismria academicas iscusil nes Historia de rEI-zi-analm l conlas ienti casyel Glaterrahcon 71 3 2 3 - Pilar III - Creación de la Segunda Unidad del Archivo General de Centro América La solución adecuada para institucionalizar definitivamente el AHPN es la de incluir simplemente las modificaciones presupuestarias pertinentes para crear los recursos humanos y materiales necesarios para atender una segunda unidad del AGCA la dedicada a la gestión de este patrimonio documental en los espacios que actualmente ocupa el AHPN La estructura y dotación de esta unidad puede quedar sancionada en el Reglamento del Archivo General de Centro América de acuerdo con lo establecido en el artículo 20 de la Ley del Archivo General de Centro América que establece que “Un Reglamento Interno del Archivo General de Centro América dictará las normas para su mejor organización y funcionamiento” La estructura de esa unidad administrativa jerárquicamente dependiente de la dirección del AGCA sería la que a continuación se propone Dirección del AGCA Responsable Unidad administración AHPN Área de Asuntos generales y apoyo logístico Servicio de referencias y atención al público Servicio de certificaciones y análisis documental Servicio de tratamiento archivístico Unidad de conservación y custodia Servicio de TIC Unidad de clasificación y descripción La plantilla de puestos de trabajo para este organigrama sería la siguiente 72 - Unidad AHPN Responsable de la unidad más un secretario 2 Área de Asuntos generales y apoyo logístico Jefe de área más ocho trabajadores operativos 9 - Servicio de referencias y atención al público Responsable del servicio más dos técnicos archiveros 3 - Servicio de análisis documental Responsable del servicio más dos gestores documentales 3 - Servicio de tratamiento archivístico Jefe del servicio 1 Sección de conservación restauración y circulación Responsable de la sección mas un técnico archivero 2 Sección de clasificación y descripción Archivero responsable de la sección más dos técnicos archiveros 3 - Servicio de TIC Jefe del servicio más un auxiliar de servicios informáticos y un técnico en digitalización 3 En total de 26 personas Renglón 011 Ley de Servicio Civil El Ministerio de Cultura y Deportes elaborará los términos de referencia para la selección del personal que haya de ocupar estos puestos de acuerdo con los perfiles exigidos a las categorías indicadas en la legislación sobre Servicio Civil Los mecanismos para la creación de las plazas de personal de la Segunda Unidad del AGCA son los que se definen en los diagramas siguientes Pasos para la dotación y cobertura de puestos de trabajo 73 Gráficos esquemas de los procedimientos de creación de puestos de trabajo y de contratación del personal Está previsto que el borrador de presupuesto del Ministerio de Cultura y Deportes para el año 2020 que contemplaría las partidas para dotar esas 74 plazas se confeccionaría en el mes de mayo de 2019 y que el presupuesto con esa modificación frente al del año 2019 será aprobado en el segundo semestre de 2019 En el mes de enero de 2020 en cuanto el presupuesto esté indisposición de empezar a ejecutarse el Ministerio de Cultura y Deportes ha de dar los pasos pertinentes en tramitación correspondiente para 1 - Crear las 26 plazas 2 - Convocar los procesos selectivos para cubrir las plazas 3 - Contratar a los 26 trabajadores El objetivo es que a 1 de julio de 2020 la Segunda Unidad del AGCA esté completamente dotada de su personal y sea plenamente operativa Bajo ese objetivo se ha dibujado el segundo escenario de financiación de costos que acompaña a este plan 3 2 4 - Pilar IV - Creación de una entidad de promoción del AHPN Promoción de las actividades del AHPN como baluarte en la defensa de los derechos humanos creación de una entidad promotora La labor realizada en el seno de los proyectos de recuperación del Archivo Histórico de la Policía Nacional en investigación de las graves violaciones de los derechos humanos acontecidas en Guatemala en su pasado reciente la defensa de los derechos humanos a través del valor testimonial de los documentos así como la decidida labor de capacitación y formación que en derechos humanos y archivos ha desarrollado no deben quedar sin continuidad Es obvio que todas estas funcionalidades están por encima de las competencias y misión propias de un Archivo Nacional y que pudieran quedar disminuidas con la integración institucional del AHPN en el AGCA Se requiere dar sostén a estas actividades en una fundación consorcio o asociación que con 75 autorización del Ministerio de Cultura pudiera ser usuario privilegiado de los documentos del AHPN Esta entidad debería ser representativa de todos esos sectores públicos y privados que sienten como propio el AHPN ya que han conformado en torno a él un potente colectivo en defensa de la verdad la justicia y la memoria Debería constituirse en el plazo máximo de un año la mencionada entidad que a partir de su creación formularía su plan estratégico y sus planes anuales de actuación elegiría su Junta Directiva y nombraría en su caso a un gerente que tramitara la obtención de los recursos económicos y la recluta de los recursos humanos necesarios para llevar a buen término los planes La misión de la entidad debería ser la de apoyar al Archivo General de Centro América en su labor de conservar tratar profesionalmente y hacer accesible el conjunto de documentos pertenecientes al fondo documental “Archivo Histórico de la Policía Nacional” promover su conocimiento por los ciudadanos guatemaltecos y la comunidad internacional impulsar el uso de los documentos del AHPN tanto por los organismos públicos responsables de investigar delitos o violaciones de derechos humanos en el pasado conflictivo del país como por las víctimas o ciudadanos en general que los requieran para la defensa de sus derechos favorecer la investigación histórica a partir de los documentos del AHPN fomentar el conocimiento de la relación existente entre archivos y derechos humanos Entre los objetivos esenciales de la entidad estarían los siguientes 1 - Elaborar y ejecutar un plan estratégico de actuaciones para cumplir con la misión definida así como de los planes operativos anuales 2 - Establecer un consejo asesor representativo de las principales entidades públicas y privadas beneficiarias de los fondos documentales del AHPN y de la 76 institución Archivo General de Centro América En ese consejo deberían participar al menos representantes de Ministerio de Cultura Ministerio Público Institución del Procurador de los Derechos Humanos Universidad de San Carlos universidades privadas y organizaciones no gubernamentales vinculadas al AHPN El Consejo Asesor debería aprobar el Plan Estratégico de la entidad y sus planes operativos anuales Se reuniría con carácter ordinario al menos una vez al año 3 - Elegir una Junta Directiva que dé seguimiento a la ejecución del plan estratégico y los planes operativos de la entidad El presidente de la Junta Directiva ostentaría la representación de la entidad y sería responsable de las relaciones institucionales 4 - Nombrar un gerente que ejecute los planes Será nombrado por la Junta Directiva de la entidad 5 - Obtener y en su caso gestionar los fondos económicos necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar los planes de la misma labor que sería encomendada al gerente 5 - Contratar el personal necesario para desarrollar los trabajos relacionados con la ejecución de los planes 77 3 3 - Cronograma PLAN ESTRATÉGICO PARA LA INSTITUCIONALIZACIÓN DEL AHPN 2019 Tiempo 2020 2021 Marzo- JulioEnero- JulioEnero- Juliojunio diciembre junio diciembre junio diciembre Resultado global Objetivo MEJORA DE LAS CONDICIONES DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Mejora de infraestructuras y equipamiento de los depósitos de documentos Finalización Pilar de tareas I archivísticas Clasificación y descripción del 100% de los documentos del AHPN Actuaciones Prórroga de la cesión de espacios ocupados por el AHPN Reparación de Cubiertas Aislamiento de depósitos Adquisición y montaje de estanterías Adquisición y montaje de sistema de detección de incendios Adquisición y montaje de sistemas automatizados de extinción de incendios Elaboración de un plan de prevención de desastres y de Intervención en caso de catástrofe Tratamiento archivístico de 12 720 unidades Elaboración de instructivo para el tratamiento archivístico de las unidades pendientes Elaboración del Plan de descripción Impresión de inventarios y elaboración de un catálogo de instrumentos de descripción Elaboración de cuadros de clasificación de los documentos sin tratamiento archivístico Elaboración de un nuevo inventario Responsable PNUD MICUDE Ministerio de Gobernación PNUD PNUD PNUD PNUD PNUD PNUD UNESCO MICUDE PNUD MICUDE PNUD PNUD PNUD PNUD MICUDE PNUD MICUDE 78 Reproducción del 100% de los documentos del período 19751985 Mantenimiento de los convenios para el depósito de copias de seguridad con Suiza y Texas Mejora de equipos informáticos Máxima protección del Pilar II AHPN como bien cultural y patrimonial topográfico y proceso hacia una signatura “currens” única Elaboración del Repertorio PNUD MICUDE de Series Documentales Digitalización de 400 unidades de conservación organizada PNUD MICUDE documentos 1975-1985 pendientes de tratamiento Análisis de los protocolos de acceso a la base de datos on line con la PNUD copia de los UNESCO documentos MICUDE digitalizados custodiada en la Universidad de Texas Adquisición e implantación de software PNUD de gestión de archivos Adquisición de firewall y servidor PNUD externo back up Declaración como bien cultural nacional Declaración como bien cultural internacional Elaboración del expediente de Inclusión en el registro de bienes culturales de la MICUDE nación Elaboración del expediente para la UNESO PNUD inclusión del AHPN en el Registro MICUDE Memoria del Mundo MOW Elaboración del Plan de gestión del patrimonio documental incluido en el MOW UNESCO PNUD MICUDE Elaboración del borrador de presupuesto para el AGCA 2020 Creación de la Pilar Segunda III Unidad del AGCA MICUDE MICUDE Aprobación del Presupuesto General MINISTERIO DE de la Nación FINANZAS CONGRESO Ampliación presupuestaria de los fondos Elaboración y tramitación del MICUDE destinados al AGCA expediente de Creación de 26 Puestos MINISTERIO DE en FINANZAS Nómina 011 ONSEC Elaboración y tramitación de los expedientes de contratación de 26 MICUDE ONSEC personas renglón 011 Elaboración o revisión del Reglamento del Archivo Elaboración del Acuerdo Ministerial por el que se reforma el Reglamento del MICUDE General de Centro América para reformar la estructura de modo que incorpore la existencia de Archivo General de Centro América la Segunda Unidad destinada a gestionar los Reconfiguración de los Consejos MICUDE 79 documentos del fondo documental “Archivo Histórico de la Policía Nacional” Consultivos Nacional e Internacional del AHPN e integración de los mismos en la nueva reglamentación del Archivo General de Centro América Integración de la Segunda Unidad en MICUDE el Plan estratégico del AGCA Elaboración de los planes operativos anuales para la Segunda Unidad del MICUDE AGCA Elaboración de planes Creación de Pilar una entidad IV promotora Determinación del modelo jurídico de la entidad Constitución de una fundación o asociación Elaboración de estatutos que apoye la difusión y el uso de los documentos Asamblea constituyente elección de Junta directiva del AHPN Creación de un Consejo Asesor Concreción de objetivos y obtención de recursos y Elaboración del Plan Estratégico de la entidad Contratación de los recursos humanos necesarios para ejecutar los planes anuales de actuación Claves Responsabilidad de ejecución PNUD Responsabilidad de ejecución MICUDE Responsabilidad de ejecución Entidad promotora 80 PNUD PNUD PNUD PNUD PNUD Entidad Promotora 3 4 - Costos Se contemplan dos posibles escenarios un primer escenario en el que todos los gastos tuvieran que ser asumidos por el programa administrado por PNUD con fondos de la cooperación internacional excepto aquellos gastos relacionados con la puesta en funcionamiento de la Segunda Unidad del AGCA que recaerían lógicamente en el Ministerio de Cultura y Deportes y un segundo escenario en el que a partir de la dotación de recursos humanos a la Segunda Unidad del AGCA esos efectivos se irían restando al esfuerzo de la Cooperación Internacional y serían efectivos a eliminar entre los contratos de PNUD Se ha planteado como posible fecha para la plena entrada en funcionamiento de es Segunda Unidad del AGCA el 1 de julio de 2020 así en el segundo escenario a partir de esa fecha se comparten gastos de personal entre PNUD y Ministerio de Cultura A continuación se reproducen las matrices de gastos por rubros ajustados a los dos posibles escenarios definidos En el primer escenario de financiación exclusiva de la cooperación internacional y administración de PNUD la ejecución del plan en tres años 2019-2011 -34 meses en realidad de marzo de 2019 a diciembre de 2021- tendría un coste de $1 631 979 97 En el segundo escenario con financiación compartida entre PNUD-Cooperación Internacional y Ministerio de Cultura y Deportes el plan tendría un costo de $1 245 846 37 repartidos de la siguiente forma PNUD $1 026 651 94 y MICUDE $219 194 43 81 Escenario 1 ESCENARIO 1 - GASTOS A CARGO DEL PNUD EXCLUSIVAMENTE No RUBRO Tipo de Recurso Requeri- Tiempo Total Total GTQ miento meses Costo Coordinación Q25 000 00 del proyecto Administrador a Q15 354 55 Supervisor a de tratamiento Q14 690 14 archivístico 1 34 1 Q850 000 00 $106 250 00 1 34 1 Q522 054 70 $65 256 84 1 34 1 Q499 464 76 $62 433 10 1 34 1 Q456 526 16 $108 402 00 10 34 10 Q2 831 180 00 $353 897 50 1 10 1 Q83 270 00 $10 408 75 3 10 3 Q152 160 00 $19 020 00 1 34 1 Q456 526 16 $57 065 77 Q4 391 00 14 34 14 Q2 090 116 00 $261 264 50 Q6 510 00 1 34 1 Q221 340 00 $27 667 50 1 34 1 Q456 526 16 $57 065 77 3 34 3 Q849 354 00 $106 169 25 Responsable de acceso y Q13 427 24 atención al público Archiveros as Q8 327 00 Jefe de digitalización 1 Personal Q8 327 00 Operadores as Q5 072 00 de escáner Responsable de sistemas Q13 427 24 informáticos Operadores as de seguridad y limpieza Secretario a Supervisor a de análisis Q13 427 24 documental Gestores as documentales Q8 327 00 de búsquedas Operadores as de escáneres ampliados hasta 31-12-2021 Q5 702 00 2 24 2 Q273 696 00 $34 212 00 Auxiliar servicios informáticos Q6 510 00 1 34 1 Q221 340 00 $27 667 50 Subtotal personal Energía 2 Total USD 41 41 Q9 963 553 94 $1 296 780 47 Q1 009 00 1 1 Q34 306 00 $34 306 00 Fumigación Q3 484 00 Mantenimiento Mantenimiento de equipos informáticos y Q10 834 00 de Aire Acondicionado 3 3 Q10 452 00 $10 452 00 3 3 Q32 502 00 $32 502 00 3 3 Q5 844 00 $5 844 00 Seguros Q1 948 00 82 34 ESCENARIO 1 - GASTOS A CARGO DEL PNUD EXCLUSIVAMENTE No Tipo de Recurso RUBRO Requeri- Tiempo Total Total GTQ miento meses Costo transporte y comustible Q780 00 3 3 Q2 340 00 $2 340 00 Licencias software Q675 00 3 3 Q2 025 00 $2 025 00 Q11 000 00 3 3 Q33 000 00 $33 000 00 Q4 350 00 3 3 Q13 050 00 $13 050 00 Q133 519 00 $133 519 00 Teléfono e Internet Consumibles cajas toner jabón guantes mascarillas Subtotal mantenimiento 3 Material informático Q56 722 00 Estanterías Q600 00 Reforma cubiertas Inversión Total USD Tabiques y puertas corta fuegos 2 2 Q113 444 00 $14 180 50 1300 1300 Q780 000 00 $97 500 00 Q640 000 00 1 1 Q640 000 00 $80 000 00 Q8 000 00 10 10 Q80 000 00 $10 000 00 Subtotal inversión $201 680 50 TOTAL $1 631 979 97 Salarios por categorías profesionales de acuerdo con la normativa PNUD Supervisor a de análisis documental Skill based F Responsables Skill based E Archiveros as Skill-based D Gestores as documentales de búsquedas Skill-based D Secretario a Skill-based C Auxiliar servicios informáticos Skill-based C 83 Operadores as de escáner Skill-based B Operadores as de seguridad y limpieza Skill-based A Jefe de digitalización Skill based D Los salarios de coordinador y administrador a están fuera de las categorías contempladas en el programa de voluntarios de Naciones Unidas son contratos a cargo directamente de PNUD 84 Escenario 2 Escenario 2 GASTOS A CARGO DEL PNUD Y DEL MICUDE No RUBRO Tipo de Recurso Costo Coordinación del proyecto Q25 000 00 1 34 1 Administrador a Q15 354 55 1 34 Supervisor a de tratamiento Q14 690 14 archivístico 1 Jefe del servicio de tratamiento Q6 067 00 archivístico Total USD Con cargo PNUD 850 000 00 $106 250 00 $106 250 00 1 522 054 70 $65 256 84 $65 256 84 16 1 235 042 24 $29 380 28 $29 380 28 1 18 1 109 206 00 $13 650 75 Responsable de acceso y Q13 247 24 atención al público 1 16 1 211 955 84 $26 494 48 Responsable del servicio de referencias y Q4 449 00 atención al público 1 18 1 80 082 00 $10 010 25 Q8 327 00 10 16 10 1 332 320 00 $166 540 00 $166 540 00 Archiveros as ampliados Q8 327 00 desde 1 de julio de 2020 3 18 3 449 658 00 $56 207 25 $56 207 25 Archiveros as 1 Personal Requeri- Tiempo Total Total GTQ miento meses $13 650 75 $26 494 48 $10 010 25 Archiveros as Q3 757 00 7 18 7 473 382 00 $59 172 75 Jefe de digitalización Q8 327 00 1 10 1 83 270 00 $10 408 75 $10 408 75 Operadores as de escáner Q5 072 00 3 10 3 152 160 00 $19 020 00 $19 020 00 Responsable de sistemas Q13 247 24 informáticos 1 16 1 211 955 84 $26 494 48 $26 494 48 Responsable del Q4 449 00 Servicio TIC 1 18 1 80 082 00 $10 010 25 Operadores as de seguridad y limpieza Q4 391 00 14 16 14 983 584 00 $122 948 00 Trabajadores as operativos de Q1 105 00 seguridad y limpieza 8 18 8 159 120 00 $19 890 00 Secretario a Q6 510 00 1 16 1 104 160 00 $13 020 00 Secretario a Jefe de seguridad y limpieza Q3 295 00 1 18 1 59 310 00 $7 413 75 Responsable de análisis Q13 247 24 documental 1 16 1 211 955 84 $26 494 48 Responsable del servicio de Q4 449 00 análisis documental 1 18 1 80 082 00 $10 010 25 85 Con cargo MICUDE $59 172 75 $10 010 25 $122 948 00 $19 890 00 $13 020 00 $7 413 75 $26 494 48 $10 010 25 Escenario 2 GASTOS A CARGO DEL PNUD Y DEL MICUDE No RUBRO Tipo de Recurso Costo Requeri- Tiempo Total Total GTQ miento meses Gestores as documentales Q8 327 00 para búsquedas 3 16 3 399 696 00 $49 962 00 Gestores as documentales Q3 757 00 para búsquedas 3 18 3 202 878 00 $25 359 75 Operadores as de escáneres Q5 702 00 ampliados hasta 30-6-2020 2 6 2 68 424 00 $8 553 00 Con cargo PNUD Con cargo MICUDE $49 962 00 $25 359 75 $8 553 00 Técnico en digitalización Q1 962 00 1 18 1 35 316 00 $4 414 50 Auxiliar servicios informáticos Q6 510 00 1 16 1 104 160 00 $13 020 00 Auxiliar de servicios informáticos Q3 150 00 1 18 1 56 700 00 $7 087 50 $7 087 50 7 256 554 46 $907 069 31 $740 049 56 $167 019 75 Subtotal Personal 2 Total USD Energía agua y retirada de basura Q7 771 00 1 16 1 124 336 00 $15 542 00 Energía agua y retirada de basura Q7 771 00 1 18 1 139 878 00 $17 484 75 Fumigación Q9 000 00 2 2 18 000 00 $2 250 00 Fumigación Q9 000 00 1 1 9 000 00 $1 125 00 2 2 166 852 00 $20 856 50 1 1 83 426 00 $10 428 25 Mantenimiento de fotocopiadoras equipos de escáner Q83 426 00 cámaras de seguridad y equipos de Aire Manteni- Acondicionado miento Mantenimiento de fotocopiadoras equipos de escáner Q83 426 00 cámaras de seguridad y equipos de Aire Acondicionado Seguros Q15 000 00 2 2 30 000 00 $3 750 00 Seguros Q15 000 00 1 1 15 000 00 $1 875 00 Transporte y combustible Q6 000 00 2 2 12 000 00 $1 500 00 Transporte y combustible Q6 000 00 1 1 6 000 00 $750 00 Licencias Q10 400 00 2 2 20 800 00 $2 600 00 86 $4 414 50 $13 020 00 $15 542 00 $17 484 75 $2 250 00 $1 125 00 $20 856 50 $10 428 25 $3 750 00 $1 875 00 $1 500 00 $750 00 $2 600 00 Escenario 2 GASTOS A CARGO DEL PNUD Y DEL MICUDE No RUBRO Tipo de Recurso Costo Requeri- Tiempo Total Total GTQ miento meses Total USD Con cargo PNUD Con cargo MICUDE software Licencias software Q10 400 00 1 1 10 400 00 $1 300 00 Teléfono e Internet Q108 821 31 2 2 217 642 62 $27 205 33 Teléfono e Internet Q108 821 31 1 1 108 821 31 $13 602 66 Consumibles cajas tóner Q44 872 18 jabón guantes mascarillas 2 2 89 744 36 $11 218 05 Consumibles cajas tóner Q44 872 18 jabón guantes mascarillas 1 1 44 872 18 $5 609 02 1 051 900 29 $137 096 56 $84 921 88 Subtotal Mantenimiento 3 Inversión $1 300 00 $27 205 33 $13 602 66 $11 218 05 $5 609 02 Material informático Q56 722 00 2 2 113 444 00 $14 180 50 $14 180 50 Estanterías Q600 00 1300 1300 780 000 00 $97 500 00 $97 500 00 Reforma cubiertas Q640 000 00 1 1 640 000 00 $80 000 00 $80 000 00 Tabiques y puertas corta fuegos Q8 000 00 10 10 80 000 00 $10 000 00 $10 000 00 $201 680 50 $201 680 50 Subtotal Inversión TOTAL $52 174 68 $1 245 846 37 $1 026 651 94 $219 194 43 CALCULADO A PARTIR DE LA PLENA OPERATIVIDAD DE LA 2ª UNIDAD DEL AGCA CON CARGO A LOS PRESUPUESTOS DEL ESTADO GUATEMALTECO DESDE EL 1 DE JULIO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2021 Salarios para trabajadores de la 2ª unidad del AGCA de acuerdo con las tablas de la ONSEC Secretario a Profesional I Supervisor Subdirector técnico III 87 Escenario 2 GASTOS A CARGO DEL PNUD Y DEL MICUDE No RUBRO Tipo de Recurso Costo Responsables Profesional Jefe III Archiveros as Profesional III Requeri- Tiempo Total Total GTQ miento meses Gestores as documentales Profesional para búsquedas III Técnico de digitalización Técnico en informática II Auxiliar de servicios informáticos Técnico profesional en informática IV Operadores as de seguridad y limpieza Trabajador operativo IV 88 Total USD Con cargo PNUD Con cargo MICUDE 4 - Seguimiento del Plan Estratégico Para el seguimiento de la ejecución del plan se debería proceder a la formación de una Mesa de Coordinación Institucional con representación a alto nivel de los organismos públicos usuarios del Archivo Ministerio de Cultura y Deportes Ministerio Público Procurador de los Derechos Humanos y Universidad de San Carlos y en la que estuvieran presentes también representantes de los organismos internacionales agencias y entidades donantes PNUD UNESCO y OACNUDH Esa mesa reuniéndose cada seis meses podría hacer un balance del cumplimiento del plan a la finalización se cada semestre verificando objetivos alcanzados indicadores que se determinarían en los respectivos planes operativos anuales POA y recursos empleados Para asesoramiento permanente al proyecto se debería constituir un consejo asesor compuesto de archiveros profesionales y expertos en derechos humanos Este consejo podría reorientar los objetivos del plan que no alcanzaran a cumplirse así como a ajustar o modificar los aspectos funcionales que deban corregirse a la luz de la experiencia El consejo asesor del proyecto atendería en fin las demandas concretas de aspecto técnico Debería recibir los informes de resultados las memorias periódicas y la memoria de proyecto igualmente debería participar en el debate sobre los Planes Anuales Operativos Debería reunirse semestralmente y cuantas veces fuera requerido por la dirección del proyecto En Guatemala a 19 de febrero de 2019 Antonio González Quintana 89 ANEXO 1 Resultados de la experiencia piloto desarrollada del 9 al 15 de febrero sobre aplicación de la nueva metodología de tratamiento archivístico de los fondos pendientes de organización y descripción 1 - Informe de Velia Muralles coordinadora del experimento 2 - Historia institucional 3 - Cuadro de clasificación del fondo “Jefatura Departamental de Chimaltenango” 4 - Muestra del inventario resultante de las unidades de conservación tratadas 90 1 - Informe de Velia Muralles Informe del trabajo realizado con el Dr Antonio González Quintana consultor del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo y el Ministerio de Cultura y Deportes 15 de febrero de 2019 Objetivo de la consultoría Plan estratégico a tres años 1 - Finalización de las tareas urgentes y prioritarias que demanda la conservación preventiva del archivo así como del resto de las tareas archivísticas esenciales  Descripción de la totalidad de unidades de conservación del AHPN a partir de un plan de organización y descripción de fondos  Organización del servicio de referencias orientado a la garantía del acceso al 100% de las unidades de conservación de documentos y  Digitalización del 100% de los documentos correspondientes al período temporal preferente 1975-1985 1 Reuniones de trabajo  Reunión 29 de enero con Velia Muralles analista documental del AHPN  Reunión 30 de enero con Velia Muralles  Reunión 01 de febrero con los responsables de las áreas de acceso a la información informática análisis documental responsable del equipo de reprografía y responsables de equipos de archivo 2 Asistencia para brindarle la información requerida a Entrega de documento que contiene la sistematización del trabajo realizado en el Área de análisis documental y peritaje b Envío de tres archivos digitales con la información relacionada con descripciones archivísticas en el AHPN i Fondos documentales descritos 45 ii Subfondos documentales descritos 88 Primer nivel 76 Segundo nivel 12 iii Series documentales descritas 504 Series de subfondos documentales 408 Series Directas al fondo documental 96 c Envío de siete archivos digitales que contienen los planos de los depósitos documentales y plano general del AHPN y el Manual de Custodia del AHPN 1 Plano depósito organizado local No 3 2 Plano depósito organizado Central de Libros local No 4 3 Plano depósito organizado local No 7 4 Plano depósito organizado Modelo local No 8 5 Plano depósito temporal local No 8 6 Plano depósito temporal local No 16 7 Plano general Ejercicio piloto Objetivo Intervenir 50 unidades de instalación del fondo documental de la Jefatura Departamental de Chimaltenango con la metodología propuesta con el Consultor Metodología 91  El proceso de preservación se reducirá a estirar los documentos y limpiar las carátulas y bordes de los legajos no se retirará el material metálico como grapas ganchos u otros  Los documentos se conservarán en la misma unidad de instalación  Los documentos serán clasificados en series documentales directas al fondo y no tendrán un ordenamiento cronológico u otro  El esfuerzo mayor estará en la descripción del contenido informativo que contienen los documentos ubicados en legajos y que puede contener varias series documentales Reporte de las acciones realizadas diariamente  Viernes 01 de febrero de 2019 Socialización de la información sobre el ejercicio piloto Reunión de Nara Morales Ludwig Klee y Velia Muralles con las y los operadores del área de archivo con el objetivo de socializar la información sobre el ejercicio piloto propuesto por el consultor Dr Antonio González Quintana para la mejor comprensión del cambio a implementar en el trabajo archivístico Preparación del ejercicio piloto  Lunes 04 y martes 05 de febrero o Requerimiento de información al equipo de custodia documental Fondo documental Jefatura Departamental de Chimaltenango GT PN 04  Depósito documental temporal local 16 área 01 y ambiente 13  Número total de unidades de instalación 192  Volumen en metros lineales 51 350  Fechas extremas promedio 1968 - - 1999 Libros Jefatura Departamental de Chimaltenango  08 Unidades de Instalación  Volumen 2 304 metros lineales 249 unidades documentales Tomos  Temporalidad 1963 – 1998 o Traslado de 50 unidades de instalación del GT PN 04 a los lugares de trabajo o Habilitar áreas de trabajo mesas estanterías equipo de cómputo instalación de instrumentos informáticos etc o Acopio de información Reglamentos de Cuerpos y Jefaturas Departamentales o Revisión de libros de la Jefatura Departamental de Chimaltenango ya digitalizados o Revisión de series documentales de la Jefatura Departamental de Quetzaltenango o Elaboración del documento “Aproximaciones a la historia institucional de la Jefatura Departamental de Chimaltenango” con información básica o Documento con posibles series documentales Nara Morales y Ludwig Klee o Elaboración de Instrumentos caratulas etiquetas etc o Definición de funciones y conformación de equipos  Miércoles 06 por la mañana Ejercicio experimental de aplicación de la nueva metodología Intercambio de impresiones con los operadores ajustes de instrumentos de archivo inventario carátulas etiquetas retroalimentación para la declaración de posibles series documentales  Viernes 08 El resultado del ejercicio fue de 15 unidades de instalación intervenidas 92 Al finalizar el ejercicio y después de evaluar la experiencia el consultor tomó la decisión de trabajar un cuadro de clasificación con la declaración de subfondos y series documentales para la organización documental Carolina Marroquín aportó un elemento para sumar al inventario relacionado con el control de los documentos fichados por el área de procesos para el acceso a la información- APA  Lunes 11 Elaboración del Cuadro de clasificación de la Jefatura Departamental de Chimaltenango Declaración de 10 subfondos y 59 Series documentales Reunión 14 00 horas o Presentación al Consultor del Cuadro de clasificación o Instrumento de control de archivo de los documentos fichados por APA  Martes 12 o Impresión de carátulas de legajos etiquetas de unidades de instalación y otros o Declaración de cuatro nuevas series documentales Subfondo de Jefatura de Servicios GT PN 04 -04 S004 Documentos enviados y recibidos Subfondo de la Sección de Investigación GT PN 04-07 S004 Denuncias S005 Documentos enviados y recibidos Subfondo Subestaciones GT PN 04-10 S012 Subestación de Patzicía Resultado del día 13 unidades de instalación con intervención archivística y 08 inventariadas con descripción por legajo Acopio de los instrumento de control de los documentos fichados por el Área de Procesos para el Acceso o Instrumento de control aportado por APA Lista de 33 documentos fichados en 192 Unidades de Instalación o Tabla de concordancia de Unidades de Instalación proporcionada por el equipo de Custodia documental o Elaboración instrumento de control de archivo de los documentos fichados por APA y tabla de concordancia de su ubicación o Elaboración de un instrumento que aporta elementos del contenido informativo del documento fichado por APA para su localización inequívoca por los archivistas  Miércoles 13 o Cambio de nombre del subfondo de Radio FM GT PN 04-08 a Centro de comunicaciones o Declaración de dos nuevas series documentales Subfondo Primer Jefe GT PN 04-01 S008 Relaciones Públicas PN5 Subfondo Abastecimiento GT PN 04-09 S004 Archivo PN4 Resultado del día 16 unidades de instalación con intervención archivística y 8 inventariadas con descripción por legajo  Jueves 14 o Declaración de una nueva serie documental Subfondo Primer Jefe GT PN 04-01 S009 Documentos confidenciales o Actualización de Cuadro de clasificación 93 Declaración de 10 subfondos y 66 series documentales Resultado del día 13 unidades de instalación con intervención archivística y 10 inventariadas con descripción por legajo y 10 documentos fichados por APA identificados o Instrumento de control de los documentos fichados por APA  Actualización del instrumento de control de archivo de los documentos fichados por APA y tabla de concordancia de su ubicación  Viernes 15 de febrero 2019 Resumen de resultados Sin intervención archivística GT PN 08 Jefatura Departamental de Totonicapán 01 Unidad de instalación Intervención archivística GT PN 04 Jefatura Departamental de Chimaltenango Unidades de Instalación con intervención archivística 49 Unidades de instalación inventariadas con descripción por legajo 38 Documentos fichados por APA identificados 12 Total de Metros lineales de documentación en 49 unidades de instalación Martes día 12 13cajas tratadas 08 cajas inventariadas Miércoles día13 16 cajas tratadas 08 cajas inventariadas Jueves día 14 13 cajas tratadas 10 cajas inventariadas 10 documentos fichados APA identificados Viernes día 15 07 cajas tratadas 12 cajas inventariadas 02 documentos fichados APA identificados Total 49 cajas tratadas 38 cajas inventariadas 12 documentos fichados APA identificados 12 33 metros lineales tratados Equipos del AHPN y Personal de Archivo que intervino en el Ejercicio Piloto 1 Responsable de Custodia documental Requerimiento de información acerca de la documentación del Fondo documental de la Jefatura Departamental de Chimaltenango GT PN 04 Traslado de la Custodia de las Unidades de Instalación según los procedimientos del Manual de Custodia Documental al Responsable de cada equipo de Archivo 2 Responsable del Área de Procedimientos para el Acceso a la Información Instrumento de control de 33 documentos fichados en el fondo documental objeto de intervención 3 Responsable del Área de Sistemas Soporte técnico informático para disposición de equipo de cómputo habilitación de usuarios acceso a red y carpetas compartidas asistencia técnica 4 Responsable de Análisis Documental Orientación conducción acompañamiento y monitoreo del Ejercicio Piloto Acopio de información Ley Orgánica de la Policía Nacional Reglamentos de Cuerpos y Jefaturas Departamentales 1978 1983 Documento “Aproximaciones a la historia institucional de la Jefatura Departamental de Chimaltenango” Revisión de libros de la Jefatura de Chimaltenango Memorias de labores y Novedades enviadas al Director General mando y al Jefe del Centro de Operaciones Conjuntas Elaboración y actualización del Cuadro de Clasificación con los responsables de los Equipos de Archivo Orientación para la elaboración de instrumentos de inventario archivístico con los responsables de los Equipos de Archivo 94 Elaboración de un instrumento que aporta elementos del contenido informativo del documento fichado por APA para su localización inequívoca por los archivistas Aporte de criterios y elementos informativos básicos para la descripción de las series documentales Retroalimentación a los equipos ejecutores 5 Equipos de Archivo ejecutores del Ejercicio piloto 02 responsables de Equipo de Archivo Ejecución y monitoreo del proceso de archivo Custodia documental Participación en la elaboración y actualización del Cuadro de Clasificación Participación en la elaboración de instrumentos de inventario archivístico Actualización del instrumento de control de documentos fichados Elaboración de instrumentos de identificación de legajos y unidades de instalación Revisión de libros de la Jefatura Departamental de Chimaltenango ya digitalizados Revisión de Series documentales de la Jefatura Departamental de Quetzaltenango 08 Operadores de Archivo Traslado de 50 unidades de instalación del GT PN 04 a los lugares de trabajo Habilitar áreas de trabajo mesas estanterías equipo de cómputo etc Limpieza somera de los documentos Identificación para la clasificación archivística según el Cuadro de Clasificación Descripción de la documentación que contienen los legajos en las carátulas respectivas Localización y control de documentos fichados por APA Disposición de los documentos en las Unidades de Instalación Proceso de colocar las etiquetas que describen los subfondos y series documentales contenidas fechas extremas volumen y número de la unidad de instalación Ingreso al instrumento digital de inventario de los datos correspondientes Colocación y manejo de las unidades de instalación en los depósitos transitorios Velia Muralles Analista documental del AHPN 2 - Historia institucional ARCHIVO HISTÓRICO DE LA POLICÍA NACIONAL Fondo Documental del Archivo General de Centroamérica –AGCAGuatemala C A Área de Análisis Documental y Peritaje Aproximaciones a la historia institucional de la Jefatura Departamental de Policía de Chimaltenango Documento de consulta interna CONTENIDO I Breves antecedentes II Estructura y organización Primero y Segundo Cuerpo Secretaría Oficina de Orden Sargentía de Orden Planta de radio Plana mayor 95 Garitas Subestaciones Anexos Ubicación Geográfica Tablas y diagramas Tabla 1 subestaciones identificadas Diagrama Jefatura departamental de Chimaltenango I Breves antecedentes La Jefatura Departamental de la Policía Nacional en Chimaltenango existió desde el 13 de julio de 1920 fue creada por Acuerdo Gubernativo bajo la nominación de Cuerpo de Policía Urbana1 posteriormente en concordancia con la Ley Orgánica de la Policía Nacional asume el nombre de Jefatura Departamental de Policía de Chimaltenango al igual que las demás jefaturas departamentales su funcionamiento estuvo normado por el Decreto Presidencial No 332 Ley Orgánica de la Policía Nacional principalmente en los artículos 27 y 47 En cuanto a su organización la ley indica “Artículo 27- La Policía Departamental con el personal de jefes oficiales y agentes que reclama la importancia de su jurisdicción se organiza en estaciones y subestaciones y cumplirá en su departamento todas las funciones expuestas en el artículo 2° de la presente ley y las que prescriban los reglamentos Artículo 47- La Policía departamental cumplirá con las funciones que preceptúa el artículo 2° de esta ley en su respectivo territorio Tiene su sede en la cabecera del departamento de su jurisdicción ” En este sentido el artículo 2° de dicha ley establece como funciones de la policía departamental también lo siguiente Artículo 2° Son funciones de la Policía Nacional 1° Mantener el orden público 2° Proteger la vida la seguridad de las personas y de sus bienes 3° Prevenir los delitos y demás infracciones a ley y perseguir y capturar a los transgresores 4° Cumplir las ordenes que reciba de los poderes públicos 5° Exigir el cumplimiento de la Ley en lo relativo a las funciones que le son propias 6° Cooperar en la investigación y pesquisas de los delitos y dar cuenta de los delincuentes que capture a los tribunales competentes y 7° Cumplir todas las funciones preventivas represivas o de simple ejecución inherentes al servicio de policía ” II Estructura y organización Según el Estado de fuerza reportado en 19782 cuenta con los siguientes funcionarios  Primer Jefe Departamental  Segundo Jefe Departamental  Secretario  Agente oficial de secretaría  Agente chofer  Inspector oficina de orden  Agente cumplimentador 1 Historia de la Policía Nacional de Guatemala 1881-1981 Tipografía Nacional publicación en honor al centenario de la Policía Nacional 07 09 1981 p 40 96 2 GT PN 51-02 S008 02 1978 Memoria de labores de febrero 1978 p 20 CUI T 5046116  Agente chofer gobernador departamental  Agente barbero  Agentes de adiestramiento  Agente fichador  Agente alcaide  Inspectores en la cabecera departamental y algunos municipios Fichadores del Departamento Henry de la estructura policíaca conocida como Gabinete de Identificación quienes elaboraban las fichas y las remitía a la sede en la ciudad de Guatemala con sus respectivas nóminas 3 Al igual que otras jefaturas departamentales a partir de los meses de enero-febrero de 1984 recibieron la previsión de entregar su plan de trabajo cada jueves 4  Primero y Segundo Cuerpo5 La memoria de labores de 1979 reporta el Primero y Segundo Cuerpo de la Jefatura Departamental en el Primer Cuerpo ubica al Jefe Departamental Secretario un Inspector y 41 agentes En el Segundo Cuerpo a 15 agentes  Secretaría 1982 Febrero Primer Jefe en el Primer Cuerpo y Segundo Jefe en el Segundo Cuerpo 6 Septiembre Primero y Segundo Jefe en la Jefatura departamental Con un total de 138 elementos Trámites de tránsito en la secretaria del Cuerpo para ser remitidos al Departamento de Tránsito de la Dirección General Esta jefatura departamental realizaba algunas de las gestiones de los trámites de los asuntos que tenía relación con el cumplimiento del Reglamento de Tránsito y los llevaba a cabo a través de la secretaría del Cuerpo Entre estos podían estar la renovación de licencias de conducir profesionales livianas motocicletas particulares etc 7 En 1986 reporta realización de trámites de tránsito como primeras licencias renovaciones y reposiciones además de asuntos como elaboración de actas y toma de razón 8 es decir solicitudes para obtener licencias para operar billares expendios de gas juegos y actividades religiosas  Oficina de Orden sargentía de orden Ante esta oficina llegaba la población en general para sus quejas denuncias y otras 3 GT PN 04 libro 13210 conocimiento 210 CUI T 3053506 PN 04 libro 13066 15 02 1984 CUI T 3051886 5 GT PN 51-02 S008 1979 Memoria de labores del año 1979 CUI T 4113208 6 GT PN 30-02 S021 02 1982Memoria de labores de febrero1982 CUI T 4836018 7 GT PN 32 S012 Memorias recibidas memoria de Chimaltenango 1985 CUI T 2817809 8 GT PN 51-02 S008 07 1986 Memoria de labores de julio 1986 CUI T 4922561 4 GT  Planta de Radio La jefatura departamental de Chimaltenango contaba con una planta de radio FM y con una operador del Segundo Cuerpo9 de la misma y con operadores de unidad  PLANA MAYOR A partir de agosto de 1983 la Policía Nacional implementó planas mayores en los 97 cuerpos y jefaturas departamentales de tal cuenta es que en los algunos libros de la Jefatura de Chimaltenango se ha podio observar lo siguiente  PN-2 PN 3 Aún no se han observado en la documentación a los otros 3 integrantes de la plana mayor hay escasa mención del PN 2 en septiembre de 1985 10 De igual manera se observa en un libro de junio de 1990 que se está autorizando para las capturas que hace la sección PN 2 11 En 1989 se observa la existencia de una sección denominada PN3 12 Garitas La Policía Nacional emprendió alrededor de 1984 la construcción de garitas policiales para el control de las entradas y salidas de vehículos a la población Para el caso de Chimaltenango se cuenta con información de que estas fueron construidas en abril y junio de 1985 La garita No 2 fue inaugurada el 8 de abril de 1985 en el Km 50 de la ruta Interamericana en jurisdicción del Tejar y a garita No 1 en el Km 56 ½ de la misma ruta hacia el occidente de la república ambos trabajos se habían iniciado en septiembre de 1984 13  Subestaciones Según el Artículo 28 del Decreto 332 Ley Orgánica de la Policía Nacional “Las subestaciones funcionaran en las cabeceras de distrito municipal aldeas caseríos y centros rurales y dependerán de las respectivas estaciones de policía departamentales excepto las del departamento de Guatemala que están bajo la dependencia de los cuerpos de la capital” Las subestaciones con regularidad estaban situadas en la mayoría de los municipios de cada uno de los departamentos en el caso de Chimaltenango a continuación se presenta un cuadro con las subestaciones que se han identificado en esta jefatura departamental 9 GT PN 04 libro 13209 conocimiento 0049 CUIT 3053124 PN 04 libro 13112 imagen 7 53 CUI T 3052316 11 GT PN 04 libro 12966 CUI T 3049246 12 GT PN 04 libro 13025 CUI T 3051735 13 GT PN 32 S012 Memorias recibidas memoria de Chimaltenango 1985 CUI T 2817809 10 GT Tabla 1 Subestaciones identificadas 197314 197815 197916 198217 198418 198619 San Miguel Pochuta San Miguel Pochuta San Miguel Pochuta San Miguel Pochuta20 Tecpán Guatemala Tecpán Guatemala Tecpán Guatemala Tecpán San Martín Jilotepeque San Martín Jilotepeque 98 San Martín Jilotepeque San Pedro Yepocapa San Pedro Yepocapa San Pedro Yepocapa San Pedro Yepocapa San Pedro Yepocapa Yepocapa San Juan Comalapa San Juan Comalapa San Juan Comalapa Patzun Patzun Patzun Patzun Patzun Patzun Parramos Parramos Parramos Parramos Parramos El Tejar El Tejar San Andrés Itzapa Balanyá Balanyá Balanyá Acatenango En 1973 se reportan estas subestaciones sin embargo únicamente en San Miguel Pochuta y San Martín Jilotepeque indican que contaban con un subjefe de subestación el resto solamente tenía 1 o 2 agentes El total de su estado de fuerza muestra 51 personas de los cuales 8 estaban en servicio en otras estructuras por lo que activos era solamente 43 en el cual se incluyen primero y segundo jefe subjefes de subestación y los agentes policiales PN 51-02 S008 04 1973 Memoria de labores de abril 1973 CUI T 5046947 PN 51-02 S008 02 1978 Memoria de labores de febrero 1978 CUI T 5046116 16 GT PN 51-02 S008 1979 Memoria de labores del año 1979 CUI T 4113208 17 GT PN 30-02 S021 09 1982 Memoria de labores septiembre 1982 CUI T 4836049 y 14 GT 15 GT GT PN 04 libro 13210 CUI T 3053506 18 GT PN 30-02 S021 1984 Memoria de labores de 1984 CUI T 4838919 19 GT PN 51-02 S008 Memoria de labores de abril 1986 CUI T 4921043 20 El 15 de abril de 1983 esta subestación fue reinstalada ya que se encontraba en Acatenango quedó conformada con 01 oficial 01 inspector y 6 agentes GT PN 30-02 S021 Memoria de labores de abril 1983 CUI T 4836072 De igual manera en 1978 las subestaciones tenían entre 1 y 3 agentes además de que contó con subestación en Parramos y El Tejar Su estado de fuerza ascendía a 78 elementos en julio de 1978 reporta 90 elementos En memoria de labores de septiembre de 1982 esta Jefatura informa al Director General que había realizado mejoras al edificio entre otras mencionan las obras siguientes local para el despacho de la Jefatura local para secretaría local para la jefatura de servicios local para la barbería dos cuadras para el personal un calabozo prisión provisional del cuerpo y reconstrucción de un cuarto en el segundo nivel para colocar el archivo del cuerpo 21 De la misma manera que otras jefaturas departamentales llevaban control en libros de los permisos que la Gobernación otorgaba a los dueños de ventas de gas transporte forestal boliches loterías pelea de gallos etc A esta gestión le denominaba “tomas de 99 razón” 22 Así como de las ménades que trabajaban en los distintos bares de la localidad en cuanto a sus datos y visitas médicas para el control sanitario de las mismas 23 Diagrama 1 de la jefatura departamental de Chimaltenango Fondo documental GT PN 04 Jefatura Departamental de Chimaltenango - Se encuentran en el depósito documental temporal local 16 área 01 y ambiente 13 - El número total de unidades de instalación es de 192 - El volumen en metros lineales es 51 350 - Las fechas extremas promedio son 1968 - - 1999 Libros 08 Unidades de Instalación Volumen 2 304 metros lineales 249 unidades documentales Temporalidad 1963 - 1998 GT PN 30-02 S021 09 1982 Memoria de labores de septiembre 1982 CUI T 4836049 PN 04 Libro 13179 CUI T 3053095 23 GT PN O4 libro 13058 CUI T 3051878 21 22 GT Primer Jefe Primer Cuerpo Segundo Jefe Segundo Cuerpo Secretario agente oficial de secretaria Inspector Oficina de orden agente cumplimentado Planta de Radio operadores Alcaide agente Subestaciones fichador 3 - Cuadro de Clasificación Cuadro de clasificación GT PN 04 Serie directa al fondo documental S001 Colección Hemerográfica 01 Primer Jefe S001 Correspondencia Director General PN Gobernador Departamental e instituciones públicas y privadas Requerimientos del Mando de la PN a la Jefatura Departamental Memoria de actividades Cuadro estadísticos cursos impartidos estadísticas delictivas planes tácticos Tablas de organización y equipo TOE Cuadros de hechos de tránsito Nóminas de establecimientos públicos comerciales y privados S002 Planes de operaciones y de seguridad S003 Junta mensual de jefes y conferencias policiales S004 Órdenes generales S005 Novedades enviadas al Director General PN S006 Novedades enviadas al Gobernador Departamental 100 S007 Registros incautados Organizaciones sociales gremiales e insurgentes S008 Relaciones Públicas PN5 Información a medios de comunicación boletines de prensa obras sociales culturales deportivas musicales monitores de patrullas escolares Defunciones de agentes S009 Documentos Confidenciales 02 Segundo jefe S001 Alcaide Solicitud de ingreso de reos en las cárceles preventivas locales S002 Agente fichador S003 Licencias de conducir Solicitudes constancias renovación y pago S004 Autorización y renovación de licencias varias Portación de armas comerciales palenques juegos de feria S005 Informe de movimiento de pasajeros Control de personas ubicadas en hoteles y pensiones 03 Secretaria S001 Fichas de identificación del personal y su equipo S002 Oficios enviados S003 Oficios recibidos S004 Oficios circulares 2 S005 Providencias enviadas S006 Providencias recibidas S007 Memorándums S008 Radiogramas telegramas y circulares Reporte de cadáveres de personas levantamiento de cadáveres detenciones reporte de vehículos robados órdenes de localización de personas Mensajes que dejan sin efecto capturas o localizaciones libradas por jueces S009 Memorias de labores mensual y anual S010 Nóminas y asuntos de personal Asuntos administrativos S011 Cuadros estadísticos delincuenciales S012 Licencia para traslado de cadáveres S013 Control de ménades S014 Documentos sin clasificación Carátulas sueltas envoltorios papel etc 04 Jefatura de servicios S001 Órdenes de Cuerpo S002 Estados de fuerza de personal y armamento S003 Nóminas de servicios Nombramiento de personal para los servicios reglamentarios S004 Documentos enviados y recibidos 05 Oficina de orden S001 Circunstanciados S002 Denuncias S003 Partes de agentes S004 Oficios al Organismo Judicial S005 Movimientos de reos Nóminas 101 S006 Cuadro de control de reos S007 Documentos sobre reos Traslado de reos remisión de reos S008 Órdenes de libertad 06 Oficina de Tránsito S001 Formularios de vehículos decomisados S002 Remisiones de Vehículos S003 Órdenes de Localización de Vehículos S004 Control de Vehículos 3 07 Sección de investigaciones S001 Expedientes de Casos S002 Archivo PN2 - PN3 PN2 Denuncias capturas detenciones informes de investigación partes policíacos Comunicaciones con jueces de paz local comarcal primera instancia Flujo de información con la Oficina de Orden PN3 Capacitación y entrenamiento al personal croquis estadísticas delictivas planes tácticos tablas de organización y equipo TOE Cuadros de hechos de tránsito Nóminas de establecimientos públicos comerciales y privados escuelas plantas eléctricas tanques de agua GUATEL talleres mecánicos iglesias municipalidades institutos universidades hospitales centros de salud correos centros comerciales Documentos del Ciclo diversificado de Perito en Técnicas Policiales Enero de 1986 a julio 1987 Materiales de estudio en las áreas de comunicación Plan de orden cerrado Plan de Seguridad Plan de Operaciones investigación criminal- documentos y evidencias físicas Relaciones humanas aplicadas detenciones legales Delitos cometidos por funcionarios o empleados públicos Ortografía Tránsito formatos leyes S003 Órdenes de reclusión y capturas S004 Denuncias S005 Documentos enviados y recibidos 08 Centro de comunicaciones FM S001 Radiogramas FM Captura de vehículos localización de documentos objetos armas Orden de localización de personas Ordenes de captura de agentes y militares desertores Deja sin efecto lo ordenado en circulares Flujo de comunicación de las órdenes libradas por jueces de paz Juez de primera Instancia fiscales militares Jefe de sección de vehículos robados Juez de tránsito Cargos y elementos que se encuentra en clave en los radiogramas KIDAR Director General de la PN KOBOF Comisario de la PN Jefes de Cuerpos y jefaturas departamentales VUPON Juez de Paz VUPEM Juez de Primera Instancia VUPIM Juez de Tránsito ZIGUD Póngalo a disposición de… RABUA Requiero a usted la inmediata captura y segura remisión de… 09 Abastecimiento S001 Abastos Compras de útiles de oficina de limpieza enfermería biblioteca guardalmacén transporte órdenes de compra y pago autorización de vales de oficina mobiliario S002 Control de inventarios 102 S003 Almacén de Guerra S004 Archivo PN4 Relacionado con autorización de distribución y control del abastecimiento de municiones armamento mantenimiento de armamento reparación de vestuario uniformes 4 10 Subestaciones Legajos con información de dos o más subestaciones se clasifican directos al subfondo S001 San Miguel Pochuta S002 Tecpán S003 San Martin Jilotepéque S004 San Pedro Yepocapa S005 San Juan Comalapa S006 Patzún S007 Parramos S008 El Tejar S009 San Andrés Itzapa S010 Santa Cruz Balanyá S011 Acatenango S012 Patzicía Fondo documental Jefatura Departamental PN de Chimaltenango Cuadro de Clasificación GT PN Subfondos Series Serie Colecciones directa GT PN Primer Jefe 04-01 S001 Correspondencia Descripción Flujo documental con el Director PN y Gobernador departamental e instituciones públicas y privadas S002 Planes de operaciones y de seguridad S003 Junta mensual de jefes y conferencias policiales S004 Ordenes generales S005 Novedades enviadas Oficios enviados al Director General S006 Novedades enviadas al gobernador S007 Registros incautados Copias S008 Relaciones Públicas PN5 Información a los medios de comunicación obras sociales culturales deportivas conjuntos musicales monitores patrullas escolares Atención defunciones 103 S009 Documentos confidenciales GT PN Segundo Jefe 04-02 S001 Alcaide Solicitud de recepción de reos en las cárceles preventivas locales S002 Agente fichador S003 Licencias de conducir Solicitud constancia renovación y pagos S004 Autorización y renovación de licencias varias S005 Informe de movimiento de pasajeros GT PN Secretaria 04-03 S001 Fichas de identificación del personal y su equipo S002 Oficios enviados Portación de armas comerciales palenques juegos de ferias Hoteles y pensiones S003 Oficios recibidos S004 Oficios circulares S005 Providencias enviadas S006 Providencias recibidos S007 Memorandum S008 Radiogramas telegramas y circulares Reporte de cadáveres de personas levantamiento de cadáveres detenciones vehículos robados localización de personas Orde de dejar sin efecto capturas libradas por jueces S009 Memoria de labores S010 Nóminas y asuntos de Asuntos administrativos personal S011 Cuadro estadisticos Delitos comunes delincuencial S012 Licencia para traslado de cadáveres S013 Control de ménades S014 Documentos sin clasificación Carátulas sueltas envoltorio etc Formatos en blanco GT PN Jefatura de Servicios 04-04 S001 Ordenes de Cuerpo S002 Estado de Fuerza del Personal y armamento S003 Nóminas de servicios Nombra el personal para los servicios reglamentarios S004 Documentos enviados y recibidos 104 GT PN Oficina de Orden 04-05 S001 Circunstanciados S002 Denuncias S003 Partes de agentes S004 Oficios al organismo judicial S005 Movimiento de reos S006 Cuadro de control de reos S007 Documentos sobre reos Nómina de reos Traslado hospital remisión de reos pagos de fianza S008 Ordenes de libertad GT PN Oficina de Tránsito 04-06 S001 Formularios de vehículos decomisados S002 Remisión de vehículos S003 Ordenes de localización de vehículos S004 Control de vehículos GT PN Sección de 04-07 Investigación S001 Expedientes de casos S002 Archivos PN2 PN3 PN2 Denuncias capturas detenciones informes de investigación partes policíacos Comunicaciones con jueces de paz local comarcal Primera Instancia Flujo de información con la Oficina de Orden PN3 capacitación y entrenamiento croquis planes tácticos Tablas de organización y equipo Nóminas de establecimientos públicos privados comerciales estadísticas delictivas PN2 Denuncias capturas detenciones informes de investigación partes policíacos Comunicaciones con jueces de paz local comarcal Primera Instancia Flujo de información con la Oficina de Orden PN3 capacitación y entrenamiento croquis planes tácticos Tablas de organización y equipo Nóminas de establecimientos públicos privados comerciales estadísticas delictivas S003 Ordenes de reclución Ordenes de detención capturas S004 Denuncias S005 Documentos enviados y recibidos GT PN Centro de 04-08 Comunicación FM 105 S001 Radiogramas FM GT PN Abastecimientos 04-09 S001 Abastos Captura de vehículos localización de documentos objetos armas Orden de localización de personas órdenes de captura de agentes y militares desertores Deja sin efecto lo ordenado en circulares Flujo de comunicación de las órdenes libradas por jueces de paz Juez de primera Instancia fiscales militares Jefe de sección de vehículos robados Juez de tránsito Cargos y elementos que se encuentra en clave en los radiogramas KIDAR Director General de la PN KOBOF Comisario de la PN Jefes de Cuerpos y jefaturas departamentales VUPON Juez de Paz VUPEM Juez de Primera Instancia VUPIM Juez de Tránsito ZIGUD Póngalo a disposición de… RABUA Requiero a usted la inmediata captura y segura remisión de… Captura de vehículos localización de documentos objetos armas Orden de localización de personas órdenes de captura de agentes y militares desertores Deja sin efecto lo ordenado en circulares Flujo de comunicación de las órdenes libradas por jueces de paz Juez de primera Instancia fiscales militares Jefe de sección de vehículos robados Juez de tránsito Cargos y elementos que se encuentra en clave en los radiogramas KIDAR Director General de la PN KOBOF Comisario de la PN Jefes de Cuerpos y jefaturas departamentales VUPON Juez de Paz VUPEM Juez de Primera Instancia VUPIM Juez de Tránsito ZIGUD Póngalo a disposición de… RABUA Requiero a usted la inmediata captura y segura remisión de… Compras de utiles de oficina de limpieza enfermería biblioteca guarda almacén transporte ordenes de compra y pago autorización de ordenes de oficina mobiliario S002 Control de inventarios S003 Almacén de Guerra S004 Archivo PN 4 GT PN Subestaciones 04-10 S001 San Miguel Pochuta Relacionado con autorización y control del abastecimiento de municiones armamento reparación de vestuario uniformes 2 ó más subestaciones directas al subfondo S002 Tecpán S003 San Martín Jilotepeque S004 San Pedro Yepocapa S005 San Juan Comalapa S006 Patzún S007 Parramos 106 S008 El Tejar S009 San Andrés Itzapa S010 Santa Cruz Balanyá S011 Acatenango S012 Patzicía Denuncias reporte de detenciones copias de remisiones de tránsito flujo de comunicación con jueces de paz local comarcal 107 3 - Muestra del inventario realizado INVENTARIO Fondo documental GTPN 04 Jefatura Departamental de Chimaltenango No Unidad Instalaci ón Fechas extremas No de legajo Volumen unidad de instalación Archivista que intervino Fecha de intervención archivística Serie Contenido Órdenes Generales 1974-19761977-1978 P-001 1974-1978 1 Paula Ros 12 02 2019 GT PN 04-01 S004 Ordenes Generales P-001 1977-1996 2 Paula Ros 12 02 2019 GT PN 04-05 S002 Denuncia Denuncias de Particulares P-001 1978-1989 3 Paula Ros 12 02 2019 GT PN 04-06 S004 Control de Vehículos Constancias de circulación de vehículos GT PN 04-01 S007 Registros Incautados Declaración del Comité Marcos Velasquez Partido Político GT PN 04-10 Subestaciones Listado de negocios de Chimaltenango Investigaciones Técnicas de la PN-03 documentos de las Subestaciones de Tecpan Patzún Acatenango GT PN 04-03 S008 Radiogramas de Enero a P-001 1979-1979 Paula Ros 4 P-001 1987-1988 5 P-001 1987-1987 6 0 224 12 02 2019 Paula Ros 12 02 2019 Nara Morales 12 02 2019 108 Radiogramas telegramas y circulares P-001 1988-1988 P-001 1988-1988 P-001 1989-1989 P-001 P-001 1989-1991 1993-1993 7 Paula Ros 8 Nara Morales 9 Paula Ros 10 11 Paula Ros Paula Ros 109 Marzo 1987 Novedades Enviadas a Dirección General y Centro de Operaciones Conjuntas GT PN 04-07 S003 Ordenes de reclusión y capturas Consignación de motocicletas personas y órdenes sin efecto 12 02 2019 GT PN 04-03 S008 Radiogramas telegramas y circulares Documentación enviada al Director General Centro de Operaciones Conjuntas 12 02 2019 GT PN 04-03 S003 Oficios Recibidos Tema Denuncias 12 02 2019 GT PN 04-09 S003 Almacén de Guerra Nómina de armamento inventariado en el cuerpo 12 02 2019 GT PN 04-03 S014 Documentos sin clasificación Formatos diplomas y documentos no relacionados a la PN 12 02 2019